Trafi

Tarina on pääpiirteissään tuttu: Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi aloitti toimintansa vuonna 2010, kun Ajoneuvohallintokeskus AKE, Ilmailuhallinto, Rautatievirasto sekä Merenkulkulaitoksen meriturvallisuustoiminnot yhdistettiin. Neljän erilaisen viraston työtapa piti yhtenäistää, mutta se ei käynyt aivan käden käänteessä.

Julkishallinnossa ei ole perinteisesti ollut tyypillistä, että jälkikäteen todennetaan projektin alkuvaiheessa luotu business case ja katsotaan, toteutuiko hyödyt vai ei. Meillä sen pitäisi olla näillä eväillä mahdollista.

Anu Ylä-Pietilä, johtava asiantuntija, Trafi

Mukautuva projektinhallinta poisti turhan häröilyn

IT-hankkeiden osalta käytäntöön vakiintui yhden viraston vanha projektityötapa.

”Vanha tapamme nojasi vesiputousmalliin ja ohjeistus oli raskas. Meillä taisi olla jopa 170 erilaista systeemityön ohjetta”, hymähtävät johtava asiantuntija Anu Ylä-Pietilä ja kehityspäällikkö Ilkka Toivanen, joiden vastuulla on ollut kehittämisen ja tietohallinnon projektityön mallit.

Vuonna 2012 alettiin tehdä töitä ketteryyden eteen aloittamalla kehittämisen toimintamallin työstäminen Goforen kanssa. Syksyllä 2013 työ oli siinä vaiheessa, että Ylä-Pietilä ja Toivanen ryhtyivät yhdessä parantamaan projektihallinnan mallia ja sitä kautta syntyi luonnollinen tarve myös salkunhallinnalle. Molemmat kehitysprojektit vedettiin tehokkaasti noin puolessa vuodessa läpi Project-IT:n avulla. ”Kyllä se oli heidän tarjoamansa mukautuva projektihallinnan malli, joka meitä erityisesti puhutteli. Myös Project-IT:n referenssit salkunhallinnan puolella vakuuttivat.”

Valtiokin luo paineita

”Hirveän hyvin konsultti sai meidät ajattelemaan”, naurahtavat Toivanen ja Ylä-Pietilä. ”Määrittelimme esimerkiksi projektin, hankkeen ja strategisen hankkeen. Kävimme läpi tiedon keräämiseen, raportointiin ja joryn tapaamisiin liittyvät syklit, loimme salkkutoimiston, joka valmistelee päätökset jorylle, määrittelimme jory-raportoinnin ja nimesimme Trafin johtoryhmän salkkujohtoryhmäksi. He hoitavat priorisoinnin ja tekevät päätökset.”

Turhan työn tekeminen on uuden mallin myötä vähentynyt, laatu parantunut ja substanssiosaajat on saatu entistä paremmin mukaan. ”Nyt tehdään vain sellaisia dokumentteja, joita oikeasti käytetään. Projektit lähtevät jo alussa oikeaan suuntaan, koska mallit antavat ajattelemisen aihetta, helpottavat riippuvuuksien hallintaa ja todella tehostavat työtämme”, Ilkka Toivanen sanoo. ”Meillä on kokonaiskuva kehittämisestämme ja sen myötä kova odotus, että voimme myös ryhtyä ohjaamaan sitä. Työ on poistanut häröilyä, koska jokainen tietää, mitä seuraavaksi pitää tehdä”, Anu Ylä-Pietilä toteaa.

Toimiva projektikäytäntö tuo suoria kustannushyötyjä Trafille, jonka salkussa on noin 50-60 projektia, miljoonienkin arvoisia. ”Toki edelleen teemme paljon vuoden 2010 yhdistymiseen liittyviä hankkeita. Teknologioiden yhdistäminenhän on tärkeä syy toimintojen keskittämiseen.

Myös valtion vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma tuottaa paineita toimintamme tehostamiseen.

Aktiivisen viestinnän mukanaan tuomia etuja oli vähäinen muutosvastarinta.”

Ylä-Pietilä ja Toivanen ymmärtävät oman roolinsa vastuullisuuden jatkossa. ”Kyllä kurinalaisuus mallin käytössä on suurin haasteemme.” Molemmat myös odottavat projektinhallinnan kehittämisen ja salkunhallinnan hyötyjen konkretisoituvan tulevaisuudessa. ”Uskomme myös, että mallien avulla voimme katsoa peruutuspeilistä, että mitä tuli tehtyä. Julkishallinnossa ei ole perinteisesti ollut tyypillistä, että jälkikäteen todennetaan projektin alkuvaiheessa luotu business case ja katsotaan, toteutuiko hyödyt vai ei. Meillä se on näillä eväillä mahdollista.”

Trafi

Trafi kehittää aktiivisesti liikennejärjestelmän turvallisuutta, edistää liikennejärjestelmän ympäristöystävällisyyttä ja vastaa liikennejärjestelmän viranomaispalveluista. Henkilöstöä noin 500, suurimmat toimipaikat sijaitsevat Helsingissä ja Rovaniemellä.

Soita:

020 7348 790

tai jätä yhteydenottopyyntö:

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.