Blogi

ERP-toiminnanohjaus­jär­jes­tel­mä teollisuusy­ri­tyk­sel­le

Teollisuusyrityksen toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) on ratkaisevassa asemassa, kun yritys tehostaa ja kehittää liiketoimintaa. Oikein valittu ja suunniteltu järjestelmä huomioi teollisuuden erityisvaatimukset ja tuo hyötyjä koko kumppaniverkoston muodostamalle toimintaketjulle. Kyseessä onkin pitkäjänteinen liiketoiminnan kehityshanke, ei yksittäinen järjestelmähanke.

Teollisuusyritykselle tarkoitettu ERP-toiminnanohjausjärjestelmä on toimialasi tarpeisiin ja omaan liiketoimintaasi sovitettu kokonaisuus. Se kattaa ison joukon toiminnallisuuksia, sillä teollisuuden tarpeet ovat laajemmat kuin monella muulla toimialalla.

Toiminnanohjausjärjestelmän uusiminen tai päivitys ei ole luonteeltaan IT-osaston hanke eikä pelkkä järjestelmähanke, vaan kyseessä on liiketoiminnan kehityshanke. Moderni ERP toimii alustana nykyisen toiminnan tehostamiselle ja pohjana uudelle liiketoiminnalle. Teollisuuden tarkat ja toistuvat prosessit ovat erinomainen ympäristö dataohjatun toiminnan rakentamiseen.

Perusvaatimuksia teollisuusyrityksen ERP:lle ovat tuotannon suunnittelu, materiaalinhallinta, valmistus, varastointi, alihankkijaverkoston hallinta, logistiikka ja tietenkin taloushallinto sekä johdon raportointi. Tämän lisäksi hankkeessa korostuvat yhä useammin myös muut liiketoiminnan vaatimukset: myynnin ja markkinoinnin hallinta, asiakashallinta, mahdollinen asennus- ja projektiliiketoiminta sekä tuotteen elinkaaren palvelut, kuten huolto, päivitykset, jäljitettävyys, laadunhallinta, kierrätys ja vastuullisuus.

Erityisesti palveluliiketoiminnan kasvu ja sen tuomat vaatimukset sekä mahdollisuudet ovat nykyaikaisen ERP-toiminnanohjausjärjestelmän keskeisiä tekijöitä.

ERP-toiminnanohjausjärjestelmä on liiketoiminnan selkäranka, jonka tulee olla helposti integroitavissa yrityksen muihin käytössä oleviin järjestelmiin ja koko ympäröivään sovellusympäristöön.

Mitä teollisuuden toiminna­noh­jaus edellyttää?

Tavoitteena on johtaa koko tuotannon, tuotteiden ja palveluiden elinkaarta yhdellä yhtenäisellä digitaalisella alustalla. ERP-toiminnanohjausjärjestelmä on perinteisesti nähty tuotannon, logistiikan ja taloushallinnon kovassa ytimessä, eikä sen ole aiemmin ajateltu kattavan koko yritystoimintaa. Tämä on muuttunut.

Kaiken kattavuus on koko dataohjatun yritystoiminnan ydinajatus. Yhä useammin myös kumppanit, jälleenmyyjät ja loppukäyttäjät asettavat vaatimuksia, kun he tarvitsevat teollisuusyritykseltä reaaliaikaista tietoa, läpinäkyvyyttä, jäljitettävyyttä, huoltovarmuutta ja pitkäaikaisia elinkaaripalveluita. Siksi ERP-järjestelmän on katettava myös nämä osa-alueet.

Teollisen liiketoiminnan ytimessä on valmistuskyvyn lisäksi palvelukyky. Se puolestaan edellyttää datan keräämistä, jalostamista ja hallintaa kaikilta toiminnan osa-alueilta. Muutoin laadunhallinta ei ole mahdollista, ja erinomaisenkin ydintuotteen käyttö- ja palvelukokemusta voi asiakkaan silmissä rasittaa esimerkiksi palveluprosessien sisäiset suuret vaihtelut, tiedon siiloutuminen ja kokonaisvaltaisen tilannekuvan puute. Asiakastyytyväisyys ja asiakaskokemuksen johtaminen edellyttävät kokonaisvaltaista otetta tiedolla johtamiseen.

Siksi ERP-hanke kannattaa nähdä liiketoiminnan kehityshankkeena. ERP-toiminnanohjausjärjestelmän omistajuus tulee olla liiketoimintajohdolla. Järjestelmän täysi hyöty saadaan, kun sitä hankittaessa toteutetaan samanaikainen prosessien ja toimintatapojen kehityshanke. Vanhaa toimintamallia ei aina kannata viedä sellaisenaan järjestelmäksi, vaan kannattaa miettiä, mikä on tehokasta, mikä on parhaiden käytäntöjen mukaista ja mikä luo pohjan tulevien vuosien liiketoiminnalle ja kehitystarpeille.

Selvää on myös tarve varautua tulevaan. Skaalautuva järjestelmä takaa, että ratkaisu on sopivankokoinen myös tulevina vuosina. Se on helposti liitettävissä muihin yrityksen omiin järjestelmiin ja tarvittaessa myös vaikkapa kumppaneiden järjestelmiin. Valitse moderni järjestelmä tunnetulta ohjelmistotoimittajalta, niin varmistat tulevaisuuden ja tiedät, että saat tukea suurelta joukolta toimittajakumppaneita ja asiantuntijoita. Tunnetut järjestelmät muodostavat oman ekosysteeminsä, joka tuo tuhansien sovelluskehittäjien voiman ratkaisun laajentamiseen ja päivittämiseen tulevina vuosina.

ERP-toiminnanohjaus­jär­jes­tel­män hankinta teollisuusy­ri­tyk­sel­le

Soveltuva järjestelmä kehittyy yrityksesi liiketoiminnan mukana ja auttaa toteuttamaan liiketoiminnan tavoitteesi. Käytännössä tavoitteita on monen tasoisia. Bisnestavoitteita ovat mm. liiketoiminnan tehokkuus, tulevaisuuden toiminnan mahdollistaminen ja uusi tuote- ja palvelutarjonta.

Liiketoiminnallisten tavoitteiden lisäksi on tyypillistä, että hankkeella on teknologisia tavoitteita, joissa teknologiaa pyritään modernisoimaan ja yhtenäistämään. Hankkeeseen voi myös sisältyä yksittäisiä, projektinomaisia tavoitteita, kuten talouden ohjaukseen ja raportointiin liittyvät seikat, toiminnan kansainvälistäminen tai eri toimintayksiköiden käytäntöjen yhtenäistäminen.

Yrityksen johtoryhmällä on tärkeä pohjatyö tehtävänä ennen ERP-hankkeen käynnistämistä: organisaatiossa on luotava yhteisymmärrys siitä, että kyseessä on kehityshanke, jonka täydet hyödyt saavutetaan, kun yrityksen toimintamalleja ja -prosesseja tarkastellaan ja tarvittaessa muokataan hankkeen yhteydessä.

Hankinnan vaiheet teollisuusyrityksen ERP-järjestelmälle:

  • Luo katsaus liiketoiminnan kehitystarpeisiin seuraavien viiden vuoden ajanjaksolle. Mieti, mitä järjestelmän on tulevina vuosina tuettava.
  • Listaa alustavaan vaatimusmäärittelyyn liiketoiminnan nykytarpeet ja tulevien vuosien tarpeet.
  • Etsi muutama toimittajakumppani ja heidän edustamansa ratkaisu. Käynnistä dialogi, jossa toimittajakumppanit auttavat tarkentamaan alustavaa vaatimusmäärittelyäsi.
  • Vertaa eri järjestelmiä ja toimittajakumppaneita. Painota molempien kykyä vastata tulevaisuuden tarpeisiin.
  • Tarvittaessa valitse toimittajakumppani, jolla teetät Proof of Value -esiprojektin ennen lopullista ratkaisua. Siinä varmistat, että valinta todella vastaa tarpeisiisi.
  • Vaiheista toteutusprojekti ja käyttöönotto. Nopea käyttöönotto on kaikkien etu, mutta kaikki-kerralla-toteutustapa on kuormittava ja osa toiminnallisuuksista voi ensin edellyttää muutoksia yrityksesi toimintaprosesseihin sekä työnkulkuun.
  • Ohjaa kehitystyötä pidemmän aikavälin Roadmapin, tiekartan avulla. Nopea käyttöönotto ei poista tarvetta kehittää järjestelmää tulevina vuosina, kun liiketoimintasi tarpeet muuttuvat.

Koska kyseessä on liiketoiminta-alusta, jatkuu ERP:n kehitystyö myös käyttöönoton jälkeen. Tulevien vuosien uudet tuotteet, palvelut ja asiakkaille sekä kumppaneillesi tarjoamat toiminnallisuudet rakentuvat toiminnanohjausjärjestelmän muodostamalle liiketoiminta-alustalle. Määrittelet sinne uusien prosessien työnkulun ja informaatiovirrat sekä raportointinäkymät johtamista varten. Siksi järjestelmä ei ole staattinen, kerralla valmistuva kokonaisuus, vaan elää yhdessä liiketoimintasi muuttuvien tilanteiden kanssa.

Muutosjoh­ta­mi­nen ratkaisee, kuinka paljon hyödyt ERP-toiminnanohjaus­jär­jes­tel­mäs­tä

Nykyaikainen teollisuusyrityksen toiminnanohjausjärjestelmä on kaikkien työntekijöiden käytössä tavalla tai toisella. Se ei rajoitu enää vain taloushallintoon, logistiikkaan ja johdon raportointiin. Kun järjestelmän käyttäjiä on organisaation eri tasoilla ja heillä on hyvin erilaisia tarpeita, on syytä varmistaa, että ERP-hanketta johdetaan muutosjohtamisen periaatteilla. Kyseessä on toimintatapojen muutos, ei jonkin taustajärjestelmän hankinta.

Tässä piilee kehityshankkeen iso mahdollisuus, mutta myös haaste. Jos ERP-ratkaisun hankkimista johdetaan alusta lähtien muutoshankkeena – yhdistäen siihen toimintaprosessien kehittämisen – sillä on erinomaiset mahdollisuudet tuottaa paljon lisäarvoa ja tehokkuutta. Päinvastainenkin on totta: jos järjestelmään viedään vanhat prosessit ja jätetään vielä tulevien vuosien haasteet huomioimatta sekä rajoitetaan käyttö vain pienelle käyttäjäporukalle, on vaikuttavuuskin vähäisempi.

Onnistuneessa hankkeessa johto ja toimittajakumppani synnyttävät koko organisaatioon jaetun ymmärryksen kolmesta keskeisestä toiminnanohjaushankkeen periaatteesta:

  • Liiketoiminnan kehittämishanke: Kyseessä on toimintaprosessien kehittäminen, sujuvoittaminen ja aivan uusien mahdollisuuksien avaaminen bisnekselle. Nyt ei olla hankkimassa vain järjestelmää, vaan johtamassa muutosta.
  • Datalla johdettu yritys: Teollisuusyrityksen on oltava asiakaskeskeinen, tiedon on kuljettava reaaliaikaisesti ja toiminnan täytyy olla läpinäkyvää. Tämä edellyttää tiedolla johtamista, mikä puolestaan edellyttää kattavaa, modernia järjestelmää.
  • Liiketoiminta-alusta tuleville vuosille: Muuttuvat asiakastarpeet, kehittyvät uudet tuotteet, lisääntyvät palvelutarpeet, lisäarvopalvelut sekä erilaiset vastuullisuus- ja viranomaisvaatimukset tarkoittavat sitä, että tulevaisuudessa tuotanto ja palvelut suunnitellaan heti alusta alkaen liiketoiminta-alustan päälle. Kaikki tapahtuu ja ohjautuu ERP-toiminnanohjausjärjestelmän kautta.

 

Kiihtyvän muutoksen aikakaudella muutoksen onnistumisen edellytyksenä korostuu muutosjohtamisen rinnalla tapahtuva organisaation rakenteiden muutokset, prosessien ja toimintatapojen tehostaminen sekä uuden ketterän kehittämisen sallivan organisaatiokulttuurin rakentaminen.  Tiukalla, kehittämisen rinnalla tapahtuvalla jatkuvalla muutosjohtamisella varmistetaan muutosten omaksuminen ja henkilöstön sitouttaminen.

Hyvällä partnerivalinnalla, toimivalla organisaatiolla ja muutosjohtamisella ketterän kehittämisen muutokset saadaan onnistuneesti jalkautettua organisaatioon, mahdollistaen näin tavoiteltujen arvojen saavuttaminen.

Kiinnostuitko? Oletko miettimässä yrityksesi liiketoiminnan kehittämistä ja tulevaisuutta sekä digitaalisten mahdollisuuksien hyödyntämistä? Ole yhteydessä meihin, niin keskustellaan aiheesta lisää ja mietitään yhdessä juuri sinun yrityksellesi sopiva tiekartta tulevaisuuteen.

Ville Luukkonen
050 355 9014
ville.luukkonen@project-it.fi

Jaa artikkeli:

Lataa IT-ostamisen ABC -opas!

Asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä kirjoitettu IT-ostamisen ABC pitää sisällään paljon käytännönläheisiä ohjeita IT-ostamiseen.

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.