Blogi

HR ja palkkahallinto

Palkka koetaan hyvin henkiökohtaisena asiana. Palkat tulee olla oikein laskettua ja työntekijän tulee saada palkkansa ajallaan. Työntekijä kokee helposti arvostuksen puutteena, mikäli hänen palkassaan on virheitä.

Palkanlaskentaan kuuluu monia erilaisia palkkalajeja, maksetaanko henkilölle tunti vai kuukausipalkkaa, tekeekö hän vuorotyötä, jossa myöskin erilaisia jaksotuksia aamu-ja iltavuorojen tai yövuorojen suhteen. Työ voi olla tiettyyn jaksoon perustuvaa esimerkiksi 3:n viikon jaksoissa työaika tasaantuu.  Työstä voidaan maksaa erikseen vielä urakkalisiä tai muita työehtosopimuksen alaisia lisiä tai korvauksia. Työhön voi sisältyä ajoittain ylitöitä ja riippuen työsopimuksesta tai talokohtaisista sopimuksita, ylityöltä maksettava palkka voi olla hyvin erilaista alasta ja yrityksestä riippuen.

Työehtosopimukset ovat kieleltään monimutkaisia ja niitä tulee oppia tulkitsemaan oikein. Paperin, graafisen, kaupan, metallin tai palvelualan työehtosopimukset voivat poiketa hyvin paljon toisistaan.

Palkkalajien lisäksi palkka voi koostua erilaisista luontoiseduista, matkapuhelimesta, autoedusta, työsuhdepolkupyörästä tai jostakin muusta.

Palkasta pidätetään myöskin ennakonpidätys, työeläkemaksu ja työttömyyvakuutusmaksu.

Osana palkanlaskentaa kuuluu työajan seuranta, tuntikirjaukset, jotka tulee säilyttää vähintäänkin kuluvan vuoden ja 2:n seuraavan kalenterivuoden ajan. Työajanseuranta voi olla osa palkkakirjanpitoa tai se voi olla myös omassa järjestelmässään.

Henkilöstöhallinnon/palkkahallinnon tulee seurata, että noudatetaan työaikalakia eikä vuorokautisia rajoja ylitetä, suotava henkilölle viikkolepo tai viikkolepokorvaus.

Loma-aikoja, lomapäivien kertymistä ja lomapalkkaa koskevista asioista säädetään vuosilomalaissa. Talokohtaiset edut voivat olla parempia, mutta eivät huonompia kuin mitä laissa säädetään. Vuosilomakorvaukseen laki ei ota kantaa. Vuosilomakorvauksen maksuista on yleensä tarkemmin alakohtaisissa työehtosopimuksissa.

Henkilöstö- ja palkkahallinto -järjestelmät pitävät sisällään tietosuojalain ja tietosuoja-asetuksen (GDPR) alaista tietoa. Järjestelmien tulee huolehtia ja pystyä rajaamaan tietoihin pääsy, sekä huomioida tietojen logitukset, jotta myöhemmin voidaan seurata ketkä ovat tietoja muuttaneet tai katselleet.

Palkkahallinnon uudistusprojektit alkavat HR- ja palkkatietojen tarpeiden kartoituksella ja vaatimusten määrittelyllä.  Projektin suunnittelussa tulee huomoida vanhojen tietojen tietojen siirto/konvertointi uuteen järjestelmään. Järjestelmän tulee olla parametrisoitavissa/muokattavissa kunkin alan työehtosopimuksiin sekä talokohtaisiin korvauksiin/sopimuksiin. Käyttöönotto tulee suunnitella tarkasti, jotta uuden järjestelmän aloituksessa palkat tulevat edelleen maksettua oikein ja ajallaan. Käyttöönoton tuki on tärkeä osa järjestelmän käyttöönottoa.

Lisäksi HR-ja palkkahallinnon järjestelmässä tulee suunnitella tietojen säilyttämiset, palkkatietojen siirto kirjanpitoon sekä palkkatietoaineiston toimittaminen kansalliseen tulorekisteriin.

Ennen käyttöönottoa järjestelmän toimivuus pitää testata ja testidata pitää suunnitella tarkoin, että testaaminen täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Testauksessa tulee käyttää anonymisoitua dataa, henkilön tiedot eivät saa olla tunnistettavia eikä tietojen yhdistämiselläkään saa tunnistettua todellista henkilöä.

Tietosuojalaki on korvannut aiemman henkilötietolain (1.1.2019) ja tietosuoja-asetus 5/2018  eli GDPR tulee huomoida henkilöstöhallinnon ja palkkahallinnon järjestelmissä. Vain tarpeellista tietoa voidaan kerätä ja säilyttää. Esimerkiksi jos työ edellyttää turvakenkien käyttöä työssä ja työnantaja tarjoaa varusteet, työntekijän kengän numero on mahdollista saada ja säilyttää järjestelmässä. Vain tarpeellista tietoa saa tallentaa ja se tulee pystyä suojaamaan ulkopuolisilta. Erityisesti henkilön terveys-ja sairauspoissaolotiedot tulee rajata vain tietyille henkiöille ja järjestelmässä tulee olla näille tiedoille erityinen pääsyltään rajattu säilytyspaikka.

Lait, asetukset ja säädökset ja tietojen säilyttäminen

Palkanlaskentaan liittyy paljon lakisääteisiä asetuksia ja säädöksiä, jotka tulee huomioida palkanlaskennassa. Tällaisia ovat työaikalaki, joka uudistui vuoden 2020 alusta.

Lisäksi vuosilomasta on olemassa  oma lakinsa ja asetuksenssa.

Työntekijöille maksettuihin korvauksiin liittyvissä asioissa työnantaja on kirjanpitovelvollinen ja tulee tiedot tulee säilyttää 10 vuotta. Mikäli palkanmaksaja ei ole kirjanpitovelvollinen, hänen tulee tehdä ja säilyttää palkanmaksuun liittyvät muistiinpanot ja tositteet vähintään kuuden vuoden ajan.

Tilintarkastastusten yhteydessä tilintarkastajat haluavat tarkistaa palkkakirjanpidon.

Työaikakirjanpitotietoja tulee säilyttää kuluva vuosi sekä 2 seuraavaa kalenterivuotta.

Terveystietojen ja sairauspoissaolojen osalta tietojen säilyttämistä tulee sitä vastoin rajata. Tällaiset tiedot tulee säilyttää erikseen ja näiden säilytysaika on huomattavasti lyhyempi. Vähintään 2:n vuoden välein tulee tarkistaa tiedot ja poistaa kyseisiä tietoja.

Kansallinen tulorekisteri

Palkkojen osalta kansallisen tulorekisterin käyttöönoton myötä, vuoden 2019 alussa, maksetusta palkasta tulee lähettää tiedot tulorekisteriin 5 päivän sisällä maksetusta suorituksesta.

Tulorekisteri velvoittaa työantajaa korjaamaan virheellisen palkanlaskennan 10 vuoden ajan maksupäivän mukaisesti. Tämän vaateen vuoksi palkkakirjanpito pitää säilyttää 10 vuotta.

Blogin kirjoittaja on johtava konsultti Mari Laihiainen, joka on työskennellyt HR-ja palkkahallinnon useissa henkilöstöhallinnon ja palkkahallinnon projekteissa ja käyttöönotoissa.

Jaa artikkeli:

Lataa IT-ostamisen ABC -opas!

Asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä kirjoitettu IT-ostamisen ABC pitää sisällään paljon käytännönläheisiä ohjeita IT-ostamiseen.

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.