Uutiset

Value – tuotosten arvo liiketoiminnalle on elintärkeää ymmärtää

Tämä on ensimmäinen osa blogisarjaa, jossa pureudutaan aiheeseen ”Aikataulutus ketterässä projektissa: milloin tämä on valmis?” Jokainen osa esittelee yhden edellytyksen ketterälle aikataulutukselle. Tässä kirjoituksessa käsitellään projektin tuottamaa arvoa, erilaisia arvon hahmottamistapoja ja työkaluja. Projektin voi ajatella olevan valmis, kun se on tuottanut sovitun määrän arvoa. Tällöin olisi tärkeää ymmärtää, minkälaista tuo arvo on, jotta sen tuottaminen voidaan maksimoida minimipanostuksella.

1. Arvon hahmottaminen ketjuina

Yrityksen tekemisten arvoa on joskus hankala hahmottaa. Arvon määrittely ja siitä keskusteleminen ovat kuitenkin yritykselle hyödyksi. Arvo voi olla jotain konkreettista hyötyä, esimerkiksi palvelu, joka tuottaa yritykselle rahaa tai estää menetyksiä, tai vaihtoehtoisesti jotain astetta abstraktimpaa kuten yhteiskuntavastuullinen toiminta. Arvoa kannattaa ajatella ketjuna ja syy-seuraus-suhteiden kautta. Esimerkiksi työntekijöiden hyvinvointi on hankalasti mitattavissa, mutta sairauspoissaolojen kautta merkitystä voi jo arvioida euroina. Tässä käsitellään erityisesti IT-projektien tuottamaa arvoa, mutta samoja periaatteita voidaan soveltaa myös yleisemmin.

Arvoa voi tarkastella muun muassa seuraavien menetelmien kautta

  • Lean toimii monen mallin pohjana, ja keskittyy asiakasarvon maksimointiin ja hukan minimointiin, yhtenä keskeisenä työkaluna on value-stream mapping
  • Scaled Agile Framework (SAFe) tarjoaa viitekehyksen ja työkaluja yrityksen kokonaisvaltaiseen IT-kehittämisen hallintaan
  • Cobit 2019 tarjoaa IT governance -mallin, jolla IT:n hallinta ja kehittäminen voidaan tuoda näkyväksi systemaattisella ja varsin pragmaattisella tavalla

2. Arvon hierarkkisuus ja priorisointi

Arvoa on syytä ajatella myös hierarkkisesti, koska sitä tuotetaan eri tasoilla. Strategisessa keskustelussa arvoa tarkastellaan eri näkökulmasta kuin operatiivisella tasolla, esimerkiksi priorisoitaessa mitä tehdään projektin aikana ensiksi. Hierarkia jatkuu yrityksen hallituksen antamista linjauksista aina työntekijän päivittäisten töiden priorisointiin asti. Kaikilla tasoilla pätevät kuitenkin tietyt yhtäläisyydet. Hyöty (value) halutaan maksimoida ja saada mahdollisimman ajoissa, haitta (waste) minimoida tai vähintään siirtää tulevaisuuteen.

Kaikkia kuluja — oli sitten kyse rahasta, työajasta tai mistä tahansa muusta rajallisesta resurssista — pitää ajatella investointeina, joilla on oma business casensa. Jokaisella tasolla valittavien tehtävien asioiden pitää olla liiketoiminnan näkökulmasta sellaisia, joihin panostaminen kannattaa. Samanaikaisten investointien määrä on rajallinen, ja valitsemalla yksi suljetaan pois jotain muuta. Pahimmillaan huonoina aikoina säästetään vääristä asioista näkemättä kokonaisuutta. Toisaalta joskus ollaan niin kiinnittyneitä vanhaan, että sokeudutaan sille, kuinka paljon resursseja hukataan, kun muutoksia ei tehdä.

Esimerkkinä eritasoiseen priorisointiin hyödynnettävästä malleista ovat SAFe:n ylätasoisempi Value Stream [https://www.scaledagileframework.com/value-streams/] ja tehtävien konkreettisen priorisoinnin Weighted Shortest Job First [https://www.scaledagileframework.com/wsjf/]

3. Laaja-alainen ymmärrys arvosta pienentää riskejä

Koska arvoa synnytetään organisaation eri tasoilla, tulisi varmistaa, että eri tasot kohtaavat eikä ketju katkea. Toteuttavassa portaassa on hyvä ymmärtää kokonaisuutta sen verran, että projektin liiketoimintatavoitteet ovat selkeänä mielessä. Johdon puolestaan on hyvä ymmärtää teknologiaa sen verran, että mahdollisuudet, realiteetit ja reunaehdot ovat selvillä suunniteltaessa tulevaa. Kokenut IT-projektipäällikkö voi toimia siltana liiketoiminnan ja teknisen tiimin välissä, huomioiden molemmat puolet ja tuomalla esiin mahdollisuudet ja riskit.

Joskus tulee vastaan tilanteita, joissa tehdään tarpeettomia asioita, koska niin on suunniteltu, eikä suunnitelmasta ole mahdollista enää poiketa. Tämä voi johtua useammastakin asiasta. Voi olla, että alun perin ratkaisu on yksinkertaisesti ollut huono. Joskus maailma on kuitenkin muuttunut ja/tai ymmärrys alueesta lisääntynyt, ja suunnan muutos on sen takia tarpeen. Projektin ohjausryhmän tulisi pystyä varmistamaan, että suunta pysyy oikeana muutosten keskellä. Ketteryys taklaa osaltaan tätä ongelmaa lyhentämällä tarkastelusyklejä ja osallistamalla tuotteen omistajaa.

Tässä esiteltiin kolme näkökulmaa arvoon, tarkastelua voisi tehdä varsin monelta muultakin kantilta. Mikä sinun mielestäsi on tärkeää huomioida, jotta projektin arvontuotto voidaan maksimoida?

Asiantuntijakirjoittajana Project-IT:n konsultti Miikka Lötjönen

Jaa artikkeli:

Lataa IT-ostamisen ABC -opas!

Asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä kirjoitettu IT-ostamisen ABC pitää sisällään paljon käytännönläheisiä ohjeita IT-ostamiseen.

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.