Blogi

5 vinkkiä: näin onnistut ohjelmistorobotiikkaprojektissa

Ohjelmistorobotiikkaa hyödynnetään entistä useamman yrityksen liiketoiminnan tukemisessa. Sen avulla on mahdollista siirtää rutiinitehtäviä robotin hoidettavaksi. Näin työntekijöiden aikaa vapautuu asiantuntemusta ja päätöksentekokykyä vaativille ja mielekkäämmille työtehtäville.

Robotiikkaprojektit ovat sinänsä projekteja muiden joukossa. Kiinnittäisin silti huomiota muutamaan nimenomaisesti ohjelmistorobotiikkaprojekteihin liittyvään asiaan.

Automaation hyödyt

Mitä automatisoinnilla tavoitellaan? Kustannustehokkuutta? Inhimillisen virheen mahdollisuuden poistamista? Resurssien vapauttamista muuhun työhön? Pullonkaulojen poistamista? Kustannussäästöjä? Vanhojen ohjelmistojen elinkaaren jatkamista?

Ennen automatisointityön käynnistämistä on syytä kirkastaa kullekin automaatiolle asetetut tavoitteet. Tämän jälkeen luodaan tapa, jolla todennetaan käyttöönoton jälkeisten tavoitteiden saavuttaminen.

Todentaminen voi olla esimerkiksi laskelma automatisoitavan kohteen suorittamiseen käytetystä ajasta tai kustannuksesta ennen ja jälkeen toteutuksen. Todentaminen voi olla myös asiakastyytyväisyys ja siinä tapahtuvat muutokset tilauksien läpimenoaikojen lyhentyessä. Joskus tavoite voi olla yksinkertaisesti toteuttaa automatisointi, koska kohteena olevan työn suorittaminen manuaalisesti on niin tylsää, ettei siihen enää löydy tekijää.

Automaation määrittely

Toteutustyö ohjelmistorobotiikkavälineillä on verrattain nopeaa. Projektiin kuluu kuitenkin aikaa, jos päädytään toteuttamaan automaatiota iteroiden.

Iterointiin ajaudutaan helposti, mikäli määrittelytyötä ei ole tehty tarkasti. Tulee muistaa, että robotti tekee juuri sen ja vain sen, mitä sen on ohjelmoitu tekevän. Näin ollen jokainen enterin painallus, kursorin hyppääminen seuraavaan kenttään tai esimerkiksi kenttään syötetty ”Kyllä”-sana pitää muistaa aloittaa isolla kirjaimella. Tämä kaikki pitää muistaa kertoa koodarille. Ihmiset, jotka ovat aiemmin tehneet boteille siirrettävää rutiinityötä, ovat työn todellisia asiantuntijoita – heidät tulee ottaa mukaan määrittelytyöhön!

Yhden automaation määrittelytyö vie aikaa ja on iso osa yksittäisen automaation toteutuskustannuksesta. Jotta vältytään työmäärien kasvamiselta, suosittelen, että automaatio pöytätestataan ennen toteutuksen aloittamista. Vanha  totuus pätee edelleen: mitä aiemmin virhe huomataan, sen halvemmaksi sen korjaaminen tulee.

Automatisoitavan kokonaisuuden huomioiminen

Joskus jo toteutuksen alettua, ja pahimmillaan vasta testausvaiheessa, on huomattu, että automatisoitu kokonaisuus on itseasiassa osa laajempaa prosessia. Automatisoinnilla saatetaan aiheuttaa pullonkauloja tai muuta hankaluutta toisaalle sekä sotkea pahimmillaan koko prosessi.

Jotta tällaiselta tilanteelta vältytään, tulee kartoitus- tai määrittelyvaiheessa olla mukana riittävän laaja asiantuntemus ja näkemys liiketoiminnasta. Päätösvaltaisen kyseisestä liiketoiminnasta vastaavan henkilön tulee osallistua määrittelyyn vähintään katselmoimalla ja hyväksymällä määrittelyn tulos niin, että projektia voidaan jatkaa toteutusvaiheeseen.

Kun määrittelyvaiheessa automatisoitava prosessi tai sen osa käydään läpi, saatetaan huomata, että prosessi ei ole lainkaan tehokas eikä oikein vastaa varsinaista liiketoimintatavoitetta. Prosessi on saattanut syntyä pitkän ajan kuluessa ”mutaation kautta” ilman varsinaista liiketoimintalähtöistä suunnitelmaa tai se on aikanaan täyttänyt liiketoiminnan tavoitteet.

Tällöin automatisointia tuskin kannattaa tehdä kyseessä olevalle prosessille. Näin ohjelmistorobotiikkaprojektin sivutuotteena päädytään parantamaan liiketoimintaa ja mahdollisesti keksitään uusia liiketoimintamahdollisuuksia.

Viestintä

Kun aiemmin ihmisen tekemiä rutiinitehtäviä siirretään robotin vastuulle, on ymmärrettävää, että tilanne herättää työntekijöissä kysymyksiä, epävarmuutta ja joskus jopa vastarintaa.

Jotta tarvittavat ihmiset saadaan mukaan määrittely- ja testaustyöhön, on hyvä kertoa avoimesti muuttuvista työtehtävistä ja rooleista. Samalla on tärkeää pohtia, tarvitaanko esimerkiksi koulutusta itse robotiikkaan tai robotin hallintaan, kun se on saatu tuotantokäyttöön. Aikaisemmin rutiinitehtävää hoitaneesta ihmisestä saattaa tulla hyvä kyseessä olevan automaation tuotannosta vastaava henkilö.

Varautuminen tuotantokäyttöön

Kuten kaikissa ohjelmistojen kehitysprojekteissa, tulee myös robotiikkaprojekteissa huomioida tuotantokäyttöön liittyvä organisoituminen.

Onhan projektin aikana kuhunkin automaatioon rakennettu mekanismit, joiden avulla odottamattomat virheet löydetään? Toivutaanko myös virhetilanteista? Missä tilanteissa robotin hyödyntäminen vaatii ihmisen väliintuloa? Onko ihmiset koulutettu poikkeustilanteisiin? Kirjoittaahan botti ajonaikaista lokia, jolla voidaan jatkossakin todeta tapahtumien läpimenomäärät ja -ajat? Miten voidaan tarkastaa botin tekemiset tai tekemättä jättämiset?

 

Asiantuntijakirjoittajana Project-IT:n johtava konsultti Milja Larmala.

Haluatko kuulla lisää ammattitaitoisesta projektinjohtamisesta ja ohjelmistorobotiikkaan liittyvistä projekteista?

Autamme mielellämme, ota yhteyttä:

Mikko Mölsä, mikko.molsa@project-it.fi, 044 300 16666

tai

Ville Luukkonen, ville.luukkonen@project-it.fi, 050 355 9014

Jaa artikkeli:

Lataa IT-ostamisen ABC -opas!

Asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä kirjoitettu IT-ostamisen ABC pitää sisällään paljon käytännönläheisiä ohjeita IT-ostamiseen.

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.