Blogi

Muutosviestintää sidosryhmille – näin onnistut!

Jotta projektiviestintä onnistuu, sitä pitää tehdä projektin alusta lähtien.

Muutosten kohderyhmät vaihtelevat projektista riippuen. Siksi on tärkeää, että projektin alussa kartoitetaan tärkeimmät kohderyhmät ja heihin kohdistuvat vaikutukset. Näin viestintä saadaan suunniteltua kohderyhmäkohtaisesti alusta alkaen.

Tässä kirjoituksessa keskityn projektin sidosryhmille kohdistuvaan muutosviestintään.

Avoimuus poistaa epävarmuutta

Muutos aiheuttaa henkilöstä riippuen monenlaisia tunnetiloja innostuksesta pelkoon ja kaikkea siltä väliltä.

Epämukavuusalueelle joudutaan yleensä heti, kun uudesta asiasta kerrotaan ensimmäisen kerran, ja varsinkin, jos muutoksesta alkaa liikkua huhuja käytävillä ja taukotiloissa. Projektin tehtävänä onkin ehkäistä villiintyvät toisen käden tiedot.

Muutos aiheuttaa aina epävarmuutta, ja paras keino sen ehkäisemiseen on avoin viestintä. Kun projektin alusta asti kerrotaan niistä asioista, jotka ovat kulloisenakin hetkellä tiedossa, annetaan myös aikaa muutoksen sisäistämiselle ja hyväksymiselle.

Monesti jo tieto siitä, milloin lisätietoa on saatavilla, helpottaa epävarmuutta. Viestintää on hyvä jatkaa säännöllisesti koko projektin ajan, ja myös silloin, kun ei ole uutta tiedotettavaa. Joskus paras tapa poistaa epävarmuutta on kertoa: ”Ei muutoksia edelliskerrasta”.

Käytä monipuolisesti eri kanavia

Ihmisten mieltymykset viestien vastaanottamiseen ovat hyvinkin erilaiset. Yksi pitää tiedotteiden lukemisesta, toinen taas enemmän suullisesti kerrotusta viestistä.

Tästä syystä tiedottamiseen kannattaa käyttää mahdollisimman paljon eri kanavia. Perinteisten intrasivujen ja sähköpostien lisäksi voidaan hyödyntää esimerkiksi pikaviestisovelluksia, tallentaa infotilaisuudet myöhemminkin katsottaviksi tai tehdä lyhyitä tietoiskutyyppisiä videoita kaikkien saataville.

Samalla kun projektin yksityiskohdista tiedotetaan eri kanavissa, muistutan pyytämään palautetta myös viestin sisällöstä. Mitä asioita jäi ehkä viestimättä? Onko vastaanottajilla parannusehdotuksia tai muuta asiaan liittyvää kommentoitavaa?

Viestintää kannattaa kehittää joustavasti palautteen perusteella koko projektin ajan.

Pyydä apua viestintäosastolta ja lähetä koeviestejä

En ole vielä törmännyt palautteeseen, jonka mukaan projekti olisi viestinyt liikaa meneillään olevasta muutoksesta. Viestintää ei yksinkertaisesti voi olla liikaa.

Erilaiset kohderyhmät tarvitsevat erilaista ja erisisältöistä viestintää. Projektipäällikkö ei välttämättä ole viestinnän ammattilainen, joten mahdollisuuksien mukaan kannattaa käyttää apuna yrityksen viestintäosastoa, tai ottaa projektiin mukaan alan ammattilainen.

Lisäksi olen itse kokenut hyvänä tapana koeponnistaa viestejä. Viesti on lähetetty pienelle vastaanottajaryhmälle, jolta on kerätty kommentteja. Näin on saatu arvokasta palautetta siitä, onko viestin sisältö ymmärretty niin kuin on ollut tarkoitus vai pitääkö sitä vielä tarkentaa.

Yritän itse muotoilla tiedotteet sillä ajatuksella, että oma isoäitinikin ymmärtäisi, mistä on kysymys. Yleensä tällä tavalla viestistä tulee selkeä ja helposti sisäistettävä.

Muista jälkihoito

Viestintää ei pidä unohtaa projektin loppuessa. Tärkeää on kertoa siitä, miten ”meni niin kuin omasta mielestä”, missä onnistuttiin ja mitkä asiat olisi ollut hyvä tehdä paremmin. Saavutettiinko haluttu muutos vai syntyikö sivutuotteena jotakin aivan odottamatonta?

Päätösvaiheessa tulee kertoa myös siitä, mitä tapahtuu projektin jälkeen. Yleensä työn aikana nousee aina esille jatkokehitysideoita, ja siksi kannattaakin jakaa tietoa siitä, miten asioita tullaan parantamaan. Samassa yhteydessä nimetään henkilö, joka on vastuussa tulevaisuudessa tapahtuvasta kehittämisestä ja muutoksesta.

Asiantuntijakirjoittajana johtava konsultti Mirka Mäkinen

 

Haluatko kuulla lisää ammattitaitoisesta projektinjohdosta ja siihen liittyvästä muutosviestinnästä?

Autamme mielellämme, ota yhteyttä:

Mikko Mölsä, mikko.molsa@project-it.fi, 044 300 16666

tai

Ville Luukkonen, ville.luukkonen@project-it.fi, 050 355 9014

Jaa artikkeli:

Lataa IT-ostamisen ABC -opas!

Asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä kirjoitettu IT-ostamisen ABC pitää sisällään paljon käytännönläheisiä ohjeita IT-ostamiseen.

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.