Muutosjohtaminen

Onko muutosjohtaminen tarpeetonta ketterän kehittämisen aikakaudella?

Ketterän kehittämisen yleistyessä nousee usein esiin kysymys, miten ketterä kehittäminen ja muutosjohtaminen sopivat yhteen. Ketterän kehittämisen ydinajatus on tuottaa liiketoiminta- tai asiakasarvoa nopeasti ja iteratiivisesti. Muutosjohtamisenkin tulee olla jatkuvaa ja nopeiden kehityssyklien tahdissa tapahtuvaa toimintaa. Pyrin tässä blogissa kuvaamaan sitä, mitä muutosjohtaminen tarkoittaa ketterän kehittämisen aikakaudella ja miten se tukee parhaiten ketterän kehittämisen arvon tuottamista.

Projektihallinnan menetelmien kehittyminen

Projektihallinnan menetelmät ovat kehittyneet projektikohtaisesta hallinnasta kohti tuotepohjaista jatkuvaa kehittämistä. Tyypilliset järjestelmäkehityshankkeet ovat olleet projekteja, joita on hallittu vesiputous- tai hybridimalleilla ja ketterän kehittämisen metodeilla. Projektit ovat olleet luonteeltaan kertaluontoisia, ja niillä on ollut selkeä alku ja loppu. Projektissa on keskitytty tietyn järjestelmätoteutuksen läpivientiin.

Ketterän kehittämisen volyymin kasvaessa ja erityisesti siirryttäessä tuotepohjaiseen jatkuvaan kehittämiseen, on alettu käyttämään skaalautuvia ketteriä menetelmiä, esimerkiksi SAFe -menetelmää. SAFe -mallissa muodostetaan ns. junia: Agile Release Trains (ART) -tuotteen ominaisuuksien jatkuvaan kehittämiseen.

Viimeisimpänä suuntauksena liiketoiminta- ja IT-organisaatioita yhdistetään ketteriksi organisaatioiksi, joita nimitetään esimerkiksi heimoiksi. Näissä liiketoiminta, IT ja muutoshallinnan osaajat työskentelevät tiiviisti yhdessä, vastaten autonomisesti tietyn liiketoiminta-alueen jatkuvasta kehittämisestä.

Sekä SAFe -junissa, että integroiduissa heimoissa tapahtuva ketterä kehittäminen on projektihallinnan menetelmä, jossa muutokset toteutetaan iteratiivisesti pieninä lisäyksinä niin sanotuissa sykleissä. Lopputulosta ei ole täysin määritelty projektin alussa, vaan se tarkentuu matkan varrella iteraatioiden aikana.

Itseohjautuvat dynaamiset organisaatiot ja tiimitasolla tapahtuva vastuunotto

Kiihtyvällä vauhdilla muuttuva maailma ja toimintaympäristö edellyttää uudenlaista organisaatiorakennetta nopeiden muutosten läpiviemiseksi. Hierarkkiset ja jäykät organisaatiot eivät kykene vastaamaan nopeaan muutostahtiin ja sen edellyttämään nopeaan päätöksentekoon. Organisaatioilta edellytetään dynaamisuutta, itseohjautuvuutta ja tiimitasolla tapahtuvaa nopeaa päätöksentekoa.

Tiimien tulee kyetä itse ennakoimaan asiakkaiden tarpeista lähteviä muutostarpeita ja vastata niihin viipymättä. Matala itseohjautuva organisaatio kykenee tuottamaan nopeasti arvoa ketterän kehittämisen keinoilla.  Tiimikohtaisen autonomian saavuttaminen edellyttää organisaatioita muuttamaan omaa rakennettaan ei-hierarkkisemmaksi ja kohti jatkuvaa tuotepohjaista kehitystä tukevaa rakennetta.

Johtamisen muutos tukemaan muuttuvaa maailmaa

Tiimien toimiessa itsenäisesti ja saaden päätösvaltaa nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä, johtaminen siirtyy kontrolloinnin ja hierarkkisen raportoinnin sijaan kohti osaamisen ja kyvykkyyksien johtamista. Johdon yksi tärkeimmistä tehtävistä on mahdollistaa kyvykkyyksien hyödyntäminen ja osaamisen kasvattaminen uusille alueille, ennakoiden markkinoiden edellyttämiä vaatimuksia. Toinen merkittävä johtamisen osa-alue on parantaa henkilöstön työelämän laatua.

Henkilöstön voidessa hyvin ja ollessa motivoitunutta, heijastuu tämä suoraan henkilöstön hyvinvointiin lisäten työn tuottavuutta. Voidakseen johtaa paremmin johdolla on oltava käytössään kattavampaa ja laadukkaampaa tietoa henkilöstön osaamisesta ja työhyvinvoinnista. Puhutaan tiedolla johtamisesta, jossa johdolla on käytettävissään kattava tieto eri lähteistä.  Kattavan tiedon pohjalta analysoitujen tulosten perusteella johto kykenee hyödyntämään resurssit oikein ja ennakoimaan paremmin muuttuviin markkinatarpeisiin. Kattavan tiedon kautta saadaan myös perusta oikeiden päätösten tekoon työhyvinvointiin parantamiseksi. Organisaatiot, joissa hyödynnetään tiedolla johtamista osaamisen hyödyntämiseen ja markkinatarpeiden uusiutumiseen sekä henkilöstön hyvinvoinnin johtamiseen, ovat tulevaisuuden menestyjiä.

Kulttuuri ja Lean prosessit

Organisaation kulttuurin tulee tukea ketterän kehittämisen ideologiaa, jossa sallitaan kokeilukulttuuri ja epäonnistuminen. Myös toimintaympäristön muuttuminen kompleksisemmaksi korostaa kokeilukulttuurin merkitystä. Kokeilun kautta voidaan varmistua siitä, millainen toimintatapa toimii parhaiten. Kokeilu ja oppiminen kokeilun kautta ovat osa muutosmatkaa. Kokeilun kautta osallistaminen ja positiivinen tunnekokemus tehostavat muutoksen omaksumista ja läpivientiä organisaatiossa.

Osana nopean kehittämisen mahdollistamista yritykset tehostavat prosessejaan ja tapaansa toimia. Päätösten läpimenoaika pyritään tehostamaan minimiin, mahdollistaen muutosten nopea eteneminen. Liiketoiminnalliset prosessit yksinkertaistetaan, joka mahdollistaa suoraviivaisemman tuotekehityksen.

Muutosjohtamisen lähestymistapa ketterään kehittämiseen

Ketterän kehittämisen hankkeissa muutosjohtamisessa sovelletaan edelleen muutosjohtamisen peruselementtejä: muutoksen lähestymistavan määrittely, muutosverkoston luominen ja sitouttaminen, jatkuva viestintä, kouluttaminen, muutosvalmiuden mittaaminen, liiketoiminnan valmiuden todentamisen ja käyttäjien omaksumisen arviointi. Muutosjohtamisessa noudatetaan ketterän kehittämisen iteroivaa lähestymistapaa ja sykleittäin etenevää aikataulua.

Muutosjohtamisen suunnitelman tulee olla joustava ja sovitettavissa vastaamaan kehittyvää muutosmatkaa. Muutosagentit toimivat osana toiminnallisia kehitystiimejä. Tiimit ovat itseohjautuvia ja dynaamisia. Muutostoimet noudattavat ketterän kehittämisen iteratiivista sykliä. Asteittainen eteneminen mahdollistaa muutostoimien retrospektiivisen tarkastelun kunkin syklin yhteydessä. Muutoksen onnistumista mitataan ja muutostoimia kehitetään kehityssyklien etenemisen myötä.

Muutosjohtamisella saavutettavat hyödyt

Muutosjohtamiselle luodaan suunnitelma ensimmäisen kehityssyklin aikana ja suunnitelmaa ylläpidetään seuraavien syklien aikana päivittäen se vastaamaan mahdollisia uusia tarpeita. Muutosverkosto sitoutetaan ja linkitetään toimimaan yhteistyössä tuotekehityksen kanssa. Näin eliminoidaan riskiä, jossa toteutus ei vastaa haluttua.

Henkilöstön sitouttaminen on tehokkaampaa, koska henkilöstö osallistuu tekemiseen aikaisemmassa vaiheessa ja pääsee antamaan retrospektiivistä palautetta toteutetusta ratkaisusta. Osallistava ja kokeileva toimintatapa tehostavat muutoksen läpivientiä ja omaksumista.

Muutosvastarintaa saadaan eliminoitua tehokkaammin kehittämisen tapahtuessa pienissä, helpommin omaksuttavissa kokonaisuuksissa. Oppiminen ja viestintä ovat jatkuvia prosesseja kehittämisen rinnalla.

Muutosjohtamisella varmistetaan ketterän kehittämisen arvon tuottaminen

Kiihtyvän muutoksen aikakaudella muutoksen onnistumisen edellytyksenä korostuu muutosjohtamisen rinnalla tapahtuva organisaation rakenteiden muutokset, prosessien ja toimintatapojen tehostaminen sekä uuden ketterän kehittämisen sallivan organisaatiokulttuurin rakentaminen.  Tiukalla, kehittämisen rinnalla tapahtuvalla jatkuvalla muutosjohtamisella varmistetaan muutosten omaksuminen ja henkilöstön sitouttaminen.

Hyvällä partnerivalinnalla, toimivalla organisaatiolla ja muutosjohtamisella ketterän kehittämisen muutokset saadaan onnistuneesti jalkautettua organisaatioon, mahdollistaen näin tavoiteltujen arvojen saavuttaminen.

 

Blogin kirjoittaja Taina Ronkainen on johtava konsultti ja muutoshallinnan asiantuntija Project-IT:llä.

Halutessasi lisätietoja asiasta ota yhteyttä mikko.molsa@project-it.fi tai ville.luukkonen@project-it.fi

Jaa artikkeli:

Lataa IT-ostamisen ABC -opas!

Asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä kirjoitettu IT-ostamisen ABC pitää sisällään paljon käytännönläheisiä ohjeita IT-ostamiseen.

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.