SAP

S/4HANA & HANA – Miksi ja kuinka aloittaa esiselvitysvaihe?

Ensimmäisessä blogisarjamme osassa käsittelimme SAPissa tapahtuvia muutoksia ja tässä toisessa osassa avaan sitä, miksi ja kuinka yritysten tulisi ottaa haltuun esiselvitysvaihe.

Miksi: pohdi strategiaa ja kustannuksia

Liiketoiminnan päättäjillä tulee olla perusteluja merkittävän investointipäätöksen tueksi. Tiedonhallinnan nopeutuminen, tarkentuminen, reaaliaikaisuus päätöksille, työn tehostuminen esimerkiksi uudella käyttöliittymällä (Fiori), prosessien standardointi ja digitaalisen ytimen muodostuminen ovat kaikki vasta lupauksia. Osa eduista on varmasti eurotettavissa tuottopuolelle, mutta ne eivät sinänsä riitä vielä mihinkään.

Jopa vuosikymmeniä sitten SAPiin siirtyminen oli yritykseltä aina strateginen päätös. Jo tuolloin investoinnin perusteeksi laskettiin hyötyjä, joita olivat esimerkiksi sovellusten korvautuminen, infran tehostaminen ja palvelukeskusten muodostaminen. HANA-maailmaan siirtyminen on täysin verrattavissa edellä kuvattuun tilanteeseen.

Strategisen päätöksen ensimmäinen askel on selvittää, mikä on olemassa olevan ERP-järjestelmän kyky ja kapasiteetti tukea liiketoiminnan tarpeita, tulevia muutoksia ja kasvua. On otettava huomioon myös, mitä koko nykyisen ympäristön ylläpito ja kehitys (TCO) tulee maksamaan.

Nykytila-analyysissa on epäilemättä helpointa saada ynnättyä kustannuseurot, mutta liiketoiminnan tarpeiden kartoitus vaatii työtä, joka palkitaan myöhemmin.

Hahmota tavoitetila kolmen kohdan kautta

Tavoitetilan hahmottaminen on järkevää eriyttää kahdelle polulle. Ensimmäisessä polussa tulee ottaa huomioon kolme kohtaa:

1) infran tulevat järjestelyt vaihtoehtoineen

2) skenaariot siitä, mihin ja miten HANA-alusta kantoineen ja migraatioineen tulee sijoittaa ja

3) mitä kustannuksia edellä mainituista päätöksistä seuraa.

Fit-gap -analyysi vertaa nykyistä ja tulevaa toiminnallisuutta

Toinen – vaativampi polku – edellyttää systemaattista niin sanottua fit-gap – analyysia. Siinä verrataan olemassa olevaa ERP-toiminnallisuutta ja tulevia tarpeita nykyiseen S/4HANA-versioon.

SAP julkaisee uusia kehitysversioita aina syksyisin. SAP ERP ja S/4HANA ovat tuotteina erilaisia, ja muutokset toiminnallisuudessa vaativat yrityksiltä käytännössä sitä, että ne käyvät läpi liike- ja tukitoimintaprosessinsa. Tämä on tehtävä, jotta kyetään tunnistamaan ne muutokset, joita sen hetkinen S/4HANA-version käyttöönotto tulee aiheuttamaan.

Tähän pohdintaan on käytettävissä lukuisia erilaisia työkaluja ja menettelymalleja niin SAPilta kuin kolmansilta osapuoliltakin. Välineet ja toimintamallit tulevat jatkossakin kehittymään, mutta niiden avulla kerätyt tulokset vaativat edelleen yrityksen liiketoiminnan ja tukitoimintojen ammattilaisten omaa tulkintaa ja tulkintojen perusteella tehtyjä valintoja.

Valintoja tehdessä täytyy ottaa kantaa muun muassa seuraaviin asioihin:

– nykyERPpiin tehdyt laajennukset (räätälöinnit) ja niiden tarpeellisuus
– siirtymästä johtuvat seuraukset
– työkulkuun liittyvät muutokset
– integraation (liittymien) hallinta
– masterdatan eheys, raportointi ja tulosteet

Kuinka: nyky- ja tavoiteanalyysi tarjoaa kolme vaihtoehtoa

S/4HANA ja HANA -siirtymissä yrityksillä on vaihtoehtoisia tiekarttoja, joiden mukaan edetä. Suunnan ratkaisevat nyky- ja tavoiteanalyysin tulokset. Tyypillisesti on nähtävissä kolme perusskenaariota:

Uudessa implementoinnissa luovutaan vanhasta ERPistä kokonaan ja siirretään data S/4HANA-alustalle. Tätä vaihtoehtoa kannattaa harkita, mikäli ERP tai niistä useammat ovat tulleet tiensä päähän.

Toisessa, tällä hetkellä suosituimmassa ratkaisussa, siirretään järjestelmäkonversiossa koko nykyinen käytössä oleva ERP S/4HANAan.

Kolmas skenaario on ensisijaisesti globaaleille yrityksille. Siinä yhdistetään kaikki paikalliset ERPit ja harmonisoidaan prosessit.

Kaikissa vaihtoehdoissa on rutkasti hyviä ja huonoja puolia. Ne tulisi analysoida huolellisesti ennen kuin tiekarttaskenaarioita työstetään alustavine projektisuunnitelmineen.

Hyvällä partnerivalinnalla, toimivalla projektiorganisaatiolla ja osaavissa käsissä johdettuna tämä esiselvitys on tehtävissä 2 – 4 kuukauden aikana.

 

Tarvitsetko lisätietoa S/4 HANAn esiselvitysvaiheesta? Haluatko keskustella käyttöönotosta? Autamme mielellämme!

Jaa artikkeli:

Lataa IT-ostamisen ABC -opas!

Asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä kirjoitettu IT-ostamisen ABC pitää sisällään paljon käytännönläheisiä ohjeita IT-ostamiseen.

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.