Teollisuuden IT-johtaminen

Ratkaisuarkkitehti huolehtii, että ratkaisun tärkeintä elementtiä – lopullista käyttäjää – ei unohdeta

Työni suola ja sokeri on nähdä, millaista hyvää sen ansiosta on syntynyt. Hyvän pohjatyön jälkeen projektin palaset loksahtavat kohdalleen suunnitellusti ja koko organisaation tekeminen linjautuu tehokkaampaan suuntaan:

  • Ihmiset saavat tehtyä työnsä paremmin, suoraviivaisemmin ja tehokkaammin.
  • He pystyvät seuraamaan asioita, joihin ei aiemmin ole ollut näkyvyyttä.
  • Läpinäkyvyyden ansiosta esimerkiksi tietyn asian suunnitteluprosessin tilanne on seuraavan vaiheen nähtävillä, jolloin tulevaan varautuminen ja tekemisen aikatauluttaminen on helpompaa.
  • Dataa pystytään hyödyntämään aivan eri tasolla kuin aiemmin.
  • Päivittäiseen tekemiseen kaaosta aiheuttaneet elementit on niiden kuvaamisen jälkeen karsittu prosessista.

Moni pitää työtäni hyvin teknisenä ja järjestelmäkeskeisenä, vaikka teknologiat ja järjestelmät ovat vain yksi osa arkkitehtuurikokonaisuutta. Oma vahvuuteni on liiketoiminnan ratkaisukokonaisuuksien suunnittelussa. Työni keskiössä on aina ollut liiketoiminnan tarpeiden lisäksi ratkaisun käyttäjä, ja hänen tapansa tehdä työtään. Olenkin tervehtinyt ilolla viime vuosien panostusta käyttäjäkokemukseen laajemminkin IT-ratkaisuja suunniteltaessa.

Käyttäjän rooli liiketoimintaa tukevissa IT-uudistuksissa

Käyttäjien tyytyväisyys heidän päivittäin käyttämiensä työkalujen äärellä on tärkeä osa ratkaisuarkkitehtuuria. Organisaatiossa voi olla eri osastoilla tai jopa eri maissa työskenteleviä henkilöitä, joiden on hyvä ymmärtää oma osuutensa kokonaisuudessa. Työkulttuuria ja järjestelmien käyttötapoja ei kuitenkaan saa selville pintapuolisella kyselyllä, vaan se vaatii syvää perehtymistä ihmisten tekemiseen niin workshopeissa kuin pohja-aineistonkin avulla.

Selvityksissä paljastuu monesti arkea nakertavia juurisyitä, kuten järjestelmien rakenteellisia epäjohdonmukaisuuksia. Esimerkiksi tietojen syöttäminen ei onnistu käyttäjän kannalta loogisesti, vaan joskus tuplatyönä tai jopa väärässä järjestyksessä tai eri termeillä, mitä arjessa käytetään. Melko tavallista edelleenkin on myös järjestelmät, joiden jalkauttaminen organisaatioon on alun perinkin epäonnistunut.

Tärkeä osa työtäni onkin fasilitointi – saada ihmiset istumaan yhteiseen kelkkaan, jokaisen katse samaan suuntaan. Isossa porukassa voi olla ristiriitaisia tulkintoja esimerkiksi niinkin yksinkertaisesta asiasta kuin termistöstä. Tällöin on löydettävä yhteinen näkemys, joka miellyttää käyttäjiä siinä määrin, että termit myös otetaan yhteiseen käyttöön.

Arkkitehtuuriin vaikuttaa myös joko aikojen saatossa muotoutuneet tai hyvinkin tarkasti speksatut prosessit. Joskus prosesseista on kuitenkin kuvattuna vain ihannetila, ei käytännössä toteutuva tapa tehdä. Nämä asiat on ratkaisun suunnitteluprosessissa osattava erottaa toisistaan ja ymmärrettävä todellisen prosessin mahdolliset muutostarpeet ennen IT-uudistuksia siitäkin huolimatta, että ratkaisun suunnittelussa keskitytään ensin nimenomaan tavoitetilaan, siihen miksi ja mihin tarpeeseen ratkaisu toteutetaan, ja mihin ratkaisulla pyritään.

Iteratiivista tekemistä palautteen perusteella

Arkkitehtuurisuunnittelulla on tietty kehityskaari, joka muovautuu hankekohtaisesti asiakastarpeen, vaatimusten ja ratkaisujen mukaan. Tavoitteena on joustava ja ketterä prosessi, jossa on tarkat speksit tiettyyn pisteeseen asti.

Yksi tärkeimpiä arkkitehtuurisuunnittelun työkaluja on tulevan ratkaisun demo tai proto, jota käyttäjät pääsevät katsomaan, kokeilemaan ja arvioimaan. Iteratiivinen tekeminen etenee palautteen perusteella muutos kerrallaan. Käyttäjän osallistaminen protovaiheessa tehostaa myös sitoutumista uuteen. Pidänkin tärkeänä, että käyttäjät ovat projekteissa mukana mahdollisimman aikaisesta vaiheesta lähtien.

Arkkitehdin ammattitaitoon kuuluu varmistaa ratkaisun toimivuus ja joustavuus myös liiketoiminnan tulevaisuuden suunnitelmien ja liiketoimintaympäristön muutosten mukaan. Tehtävääni kuuluu ajatella käyttäjää pidemmälle ja varmistaa investoinnille mahdollisimman pitkä elinkaari.

Arkkitehtuuriprojekti yhdistää ja yhtenäistää tekemistä

Digitalisaatiolla on nykyään rooli lähes kaikessa mitä teemme, ja näinpä IT ja liiketoimintakaan eivät missään nimessä ole toisistaan riippumattomia elementtejä. Liiketoiminnalla on tänä päivänä hyvät mahdollisuudet osallistua organisaation järjestelmä- ja teknologiauudistusten priorisointiin. Tässä priorisoinnissa kokonaisarkkitehtuuri auttaa hahmottamaan organisaation IT- ja liiketoimintastrategian kokonaisuutena: miten järjestelmät hyödyntävät toisiaan, millaisessa riippuvuussuhteessa ne ovat keskenään ja miten yrityksen toimintatavat ja järjestelmät tukevat toisiaan.

Monta eri toiminta-aluetta kattavassa projektissa on pystyttävä käsittelemään keskenään ristiriitaiset tavoitteet ja ongelmien juurisyyt, osallistamaan organisaation tai projektin eri toimijat ja persoonallisuudet, sekä pitämään hyvä tiimihenki yllä samalla kun kuljetaan kohti yhteistä tavoitetta.

Tämä saattaa kuulostaa haastavalta tehtävältä, mutta kaikesta huolimatta vetämissäni arkkitehtuuriprojekteissa on aina ollut innostuneita ihmisiä ja hyvä yhteisen tekemisen henki. Kaikkein antoisimpia projektejani ovatkin ehkä olleet sellaiset, joissa tiimi koostuu todella monen eri työkulttuurin edustajista. Silloin pääsee hienosti näkemään, miten alkuun erilaisista näkemyksistä muotoutuukin mahtava yhteinen lopputulos.

Maria Seppä-Lassila
Johtava arkkitehti

Kaipaatko yritykseesi IT-arkkitehtuurin asiantuntijaa? Ota yhteyttä!

Mikko Mölsä
Myyntipäällikkö
044 300 1666
mikko.molsa@project-it.fi

Jaa artikkeli:

Lataa IT-ostamisen ABC -opas!

Asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä kirjoitettu IT-ostamisen ABC pitää sisällään paljon käytännönläheisiä ohjeita IT-ostamiseen.

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.