Project-IT:n mallilla IT-projekti etenee hallitun ketterästi

Osa 2: Mukautuva projektinhallinta: toteutusvaiheen kehityssprintit ja jatkuva oppiminen

Oi niitä aikoja, kun itsekin olin mukana perinteisellä tavalla ohjatuissa IT-projekteissa. Silloin alkuperäisestä tavoitteesta poikkeaminen oli todella työn takana, koska myös ohjausryhmällä oli vahva usko alkuperäiseen suunnitelmaan. Kuviteltiin, että projektin alussa tehty suunnitelma oli ainoa oikea ratkaisu, eikä projektin aikana uskottu opittavan enää mitään uutta. Kaivetaan nyt se oja tuon suon läpi, vaikka vieressä näyttää olevankin pitkospuut!

Mukautuvalla projektinhallinnalla johdettavan projektin toteutusvaihe eroaa perinteisistä siten, että projektin aikana opitaan koko ajan. Lopputuloksia arvioidaan yhdessä kahden viikon välein. Silloin kartoitetaan, mikä onnistui, missä on parannettavaa ja miten suuntaa tai tekemistä muutetaan. Aika nopeasti havaitaan, että jospa juostaisiinkin suon yli pitkospuita pitkin, ja katsotaan, mitä sen jälkeen tulee vastaan.

Mukautuva projektinhallinta pilkkoo projektit osiin

Toteutusvaiheessa edetään pienissä paloissa ja tärkeimmät osuudet tehdään ensin. Jokainen osio tehdään heti mahdollisimman valmiiksi saakka, jonka jälkeen se annetaan käyttäjille kokeiltavaksi. Palautteen ansiosta jo projektin aikana tiedetään, miten ratkaisu palvelee varsinaista tarkoitustaan.

Johtotähtenä ei ole alkuperäinen suunnitelma, vaan kaikilta keskeisiltä sidosryhmiltä saatu palaute. Prioriteetit tarkentuvat ja projektin tavoitteet voivat muuttua paljonkin, kun havaitaan, että alun perin suunniteltu toiminto ei olekaan käyttäjille tärkeä, tai että tuote ei yksinkertaisesti käy kaupaksi. Toteutus voi poiketa suunnitellusta radikaalistikin, jos alkuperäinen ajatus ei vain näytä lentävän.

Mukautuva projektinhallinta mahdollistaa toteutusjärjestyksen muutokset, sekä uusien toiminnallisuuksien lisäämisen esimerkiksi käyttäjäpalautteen tai myynnin analyysien mukaisesti. Tämä on iso ero verrattuna perinteiseen suunnitelmaohjattuun projektimalliin.

Miten ketterä projekti ja kaikki sen muutokset ovat hallittavissa?

Jatkuvan oppimisen ja sen mahdollistaman suunnan muuttamisen lisäksi on tärkeää keskittyä kehittämisen laatuun. Mukautuvassa projektinhallinnassa töitä tehdään iteratiivisesti kehityssprinteissä, joiden pituus on useimmiten kaksi viikkoa. Ketterät kehitystiimit pilkkovat työn tavoitteet kahden viikon osiin ja suunnittelevat yksityiskohtaisesti aina vain seuraavaksi työn alle otettavat osuudet.

Perinteisesti IT-projektin alussa on lyöty lukkoon, mitä menetelmiä ja työkaluja käytetään, ja niillä projekti runnotaan läpi. Ketterissä projekteissa jokaisen kehityssprintin lopussa projektitiimi/tiimit käyvät määrämuotoisesti läpi, mitä opittiin, ja mitä jatkossa voisi tehdä paremmin. Palaverin päätteeksi kasassa on joukko projektitiimin ehdotuksia, jotka ovat usein heti toteutettavissa.

Opittu kokemus ja tieto kertyvät projektitiimin käytäntöihin. Ne ovat konkreettisia asioita, jotka oikeasti korjaavat jonkun puutteen, kuten ongelman viestinnässä tai yhteistyössä, tai jollain muulla tavalla tehostavat projektissa työskentelemistä. Näin kehitetään paitsi työtapoja, myös tuotteen laatua. Jos nähdään, että kehityssprintin aikana on tullut liikaa virheitä, niin seuraavassa keskitytään erityisesti laadunvalvonnan parantamiseen.

Kehityssprintti ohjaa tekemistä ja sähköistää liiketoimintaa

Liiketoiminta huomaa kehityssprinttien tehokkuuden nopeasti, kun valmista alkaa syntyä kahden viikon välein. Se motivoi uudella tavalla panostamaan projektiin ja miettimään, mitä halutaan tehdä. Joissain projekteissa on todettu, että kaksi viikkoa on liian pitkä sprintti, kun liiketoiminta saa uutta virtaa ennen näkemättömästä tehokkuudesta, ja uusia ajatuksia halutaan päästä koestamaan heti.

Tällöin Mukautuva Projektinhallinta auttaa liiketoimintaa palaamaan alkuperäisiin liiketoiminnallisiin tavoitteisiinsa ja varmistamaan, että nopeasta reagointikyvystä huolimatta
visio pysyy selkeänä ja suunta oikeana.

Haluatko sinä tehostaa IT-projektejasi? Ota yhteyttä ja jutellaan lisää.

Simo Lankinen
simo.lankinen@project-it.fi
johtava konsultti
Project-IT Oy

Jaa artikkeli: