Project-IT:n malli varmistaa liiketoimintahyötyjen saavuttamisen

Osa 1: Mukautuva projektinhallinta: liiketoiminnan tavoite, kustannusarvio, aikataulutus

Perinteisesti projektien suunnitteluvaihe on työläs ja tarpeettoman pitkä. Toki se viekin aikaa, kun etukäteen lasketaan millintarkka päivämäärä jokaiselle tehtävälle. Vaatii myös mielikuvitusta ja avaruudellista ajattelua jossitella sitä, millaisia yllätyksiä voikaan sattua, ja miten ne tultaisiin kiertämään.

Projektipäällikkö tekee sankarillisia urotekoja laskiessaan illan pimeinä tunteina tuhansia rivejä taulukoita projektin tehtävistä, henkilöistä ja työmääristä ja arvioidessaan mahdollisten käänteiden vaikutuksia projektin kulkuun. Mikään näistä satoja tunteja vaatineista töistä ei kuitenkaan vielä varmista, että projektilla tavoiteltu liiketoiminnallinen hyöty tullaan sen päätteeksi saavuttamaan.

Itse sain riisua sankariviitan hartioiltani seitsemän vuotta sitten, jolloin otin käyttööni Project-IT:n Mukautuvan projektinhallinnan mallin.

Mukautuva projektinhallinta auttaa ohjausryhmää fokusoimaan liiketoimintahyötyihin

Mukautuvassa projektinhallinnassa saan keskittyä liiketoiminnalle asetettuun tavoitteeseen ja siihen, miten se saavutetaan. Toinen tärkeä tehtäväni on ohjata valtaa asiantuntijoille ja ketterille tiimeille, jotka osaavat tehdä projektin kannalta parhaita ratkaisuja.

Mukautuva projektinhallinta on helposti liitettävissä organisaation käyttämään salkunhallintamalliin, eikä vaadi siihen juurikaan muutoksia, jos lainkaan. Muutokset rajautuvatkin ohjausryhmästä alaspäin. Ohjausryhmän ja projektin omistajan näkökulmasta Mukautuva projektinhallinta kohdentaa voimat liiketoiminnan muutoksen ohjaamiseen ja liiketoimintatavoitteen varmistamiseen.

Isoin haaste onkin muuttaa kokeneiden ohjausryhmän jäsenten tottumuksia. Jos he ovat olleet aina päättämässä tarkalla tasolla siitä, millaisia toimintoja tulevassa sovelluksessa tai järjestelmässä on, voi roolista luopuminen olla hankalaa. Toisaalta, kun ohjausryhmällä on yhteinen tahto ja tavoite tehostaa toimintaa, saadaan lopputuloksena parempia ratkaisuja.

Johto saa työkalut projektin kannattavuuden varmistamiseksi

Projektin kustannusarvion pohjana on useimmiten laskelma siitä, miten paljon projektiin kannattaa investoida: paljonko projekti saa maksaa, että se maksaisi itsensä takaisin muutaman lähivuoden sisällä. Valitettavasti ajoittain näkee edelleen sitä, että projektin budjetiksi asetetaan toimittajilta saadut kustannukset niiden toimintojen toteuttamiselle, joita projektin alussa on ajateltu tarvittavan. Tässä kohtaa liiketoiminnan tavoitteet on unohdettu keskittymällä etukäteen lukittuihin lopputuloksiin eikä liiketoiminnan tavoitteisiin ja asettamalla budjetti toimittajan arvion eikä liiketoiminnan tavoitteen pohjalta.

Jos toteutuksen aikana havaitaan, että alkuperäisen tavoitteen toteutuminen uhkaa tulla arvioitua kalliimmaksi, Mukautuva projektinhallinta palauttaa projektin ohjausryhmän luokse. Ohjausryhmän tehtävä on tällöin miettiä, miten projektia voisi jatkaa niin, että sen liiketoiminnalliset tavoitteet saavutetaan.

Joskus liiketoiminnallinen tavoite täyttyy parhaiten, kun projekti jätetään käynnistämättä. Olen ollut mukana projektien esiselvitysvaiheissa, joissa on kuvattu liiketoiminnan tavoitetilaa ja selvitetty, että sitä palveleekin parhaiten nykyinen ratkaisu. Uusi ratkaisu ei tulisi maksamaan itseään takaisin.

Kaikki on toki mahdollista saada näyttämään kannattavalta. Kun ulkopuolinen, sitoutumaton taho avoimesti ja rehellisesti koostaa realistisen näkemyksen kustannuksista ja aikataulusta, ja vertaa niitä saavutettavaan liiketoimintahyötyyn, niin usein osa asiakkaistakin yllättyy, että ei uudistus ollutkaan niin kultainen muna, millaisena sitä aluksi pidettiin. Esiselvitysvaiheessa on huomioitava piilokulut, kuten projektin tuotannon aikaiset kulut ja liiketoiminnalle aiheutuva työmäärä – lukuja kaunistelematta.

Koko projekti alkaa työskennellä tehokkaasti yhteisen tavoitteen eteen

Aikana ennen Mukautuvaa projektinhallintaa kuvittelin supersankariviittani alla, että olen paitsi velvollinen myös juuri oikea henkilö selvittelemään useimpia projektiin liittyviä yksityiskohtia. Kun koko muukin projekti tottui tähän, niin olin lopulta kuin puhelinkeskus, jonka kautta kaikki asiat käsiteltiin. Nykyään huolehdin siitä, että asioihin vihkiytyneillä tiimeillä on edellytykset ratkoa ongelmia tehokkaasti, ja vapautuneella ajalla varmistan, että ohjausryhmä ja salkunhallinta pystyvät tehokkaasti ohjaamaan liiketoiminnan muutosta.

Mukautuvassa projektinhallinnassa myös aikataulutus perustuu liiketoiminnan tavoitteisiin: mitä haluamme saada valmiiksi, ja milloin valmista lopputulosta on realistista odottaa. Kun projektin tuloksia julkaistaan pienissä palasissa, saadaan niistä myös merkittäviä liiketoimintahyötyjä mahdollisimman nopeasti. Samalla vähennetään projektin viivästymisen riskiä.

Ensimmäisen kehitysiteraation eli sprintin suunnitelma tehdään projektin alussa tarkalla tasolla. Sen jälkeen yksityiskohtaisempia suunnitelmia viilataan matkan varrella, kun opitaan lisää sekä kehitettävistä palveluista että käyttäjien tarpeista. Näin sisällöllinen suunnittelu jakautuu koko projektin ajalle, ja suunnitellaan vain se, mikä tiedetään oikeasti tapahtuvaksi ja mikä varmasti edistää liiketoiminnan tavoitteita.

Käytetään energiaa enemmän ratkaisujen kuin ongelmien parissa

Projektin ohjaamisesta tulee ajan myötä liian usein yksityiskohdista tappelemista, ja johdon aikaa käytetään toimittajan esittämistä teknisistä ratkaisuista keskustelemiseen, kun alkuperäisen suunnitelman toteuttaminen osoittautuu työlääksi. Tällöin keskustelua ohjaavat toimittajat, vaikka heidän tulisi ratkoa ongelmia yhdessä liiketoiminnan asiantuntijoiden kanssa.

Mukautuvan projektinhallinnan myötä projektinaikaisista muutoksista tulee välttämättömän pahan sijasta osa normaalia projektitoimintaa ja liiketoimintaympäristön muutoksiin kyetään reagoimaan nopeammin. Lopputuloksia saavutetaan nopeammin eikä aikaa ja projektin budjettia käytetä toissijaisiin muutoksiin.

Mukautuva projektinhallinta on rehellisesti kotimainen ja käytännön kokemuksiin pohjautuva malli, joka on räätälöity suomalaisten organisaatioiden IT-projekteihin sopivaksi. Malli tuo projekteihin käytännönläheisiä toimintatapoja, joilla on todistetusti saavutettu parempia lopputuloksia.

Onko teidän projektienne ytimenä tekniset ratkaisut vai liiketoiminta? Ota yhteyttä ja jutellaan lisää.

Simo Lankinen
simo.lankinen@project-it.fi
johtava konsultti
Project-IT Oy

Jaa artikkeli: