IT-projektijohtamisen ABC, osa 4:
Miksi sisäiset tunnit ovat tärkeitä projektille?

Kun sisäisiä tunteja ei seurata, saadaan projekteja joissa aikataulut pettävät ja ihmiset palavat loppuun.

Tyypillinen virhe projektia suunniteltaessa ja sen ollessa käynnissä: ulkoiset kulut ja työtunnit tiedetään hyvin, mutta omien asiantuntijoiden kuormituksesta ei ole kenelläkään kokonaiskuvaa. Kuitenkin odotetaan, että projektiin osallistumisen lisäksi myös ”linjatyöt” hoituvat, mielellään entiseen malliin.

Tästä aiheutuukin nopeasti projektin osanottajille sen tason piilokuorma, että työntekijä joko:

  • menee täysin lukkoon,
  • tekee revittynä työtä sille, joka kulloinkin ”huutaa eniten”
  • tai siirtyy lähitulevaisuudessa työterveyden asiakkaaksi.

Kommunikaatio, kasaantuminen ja kerkiäminen – kolmen K:n ongelmalista

Varsinkin jos yritys on sellainen, että projektiluontoinen työnteko ei ole arkipäivää, riskit mokaamiseen ”omassa päädyssä” kasvavat. Kyselin tästä aihepiireistä myös kollegoiltani, ja saimme helposti kasaan top 3 syytä sille, miksi jokin projekti kosahtaa:

  1. Huono sisäinen kommunikaatio. Ei tiedetä kuka tekee, mitä tekee, millä ajalla ja milloin pitäisi olla valmista.
  2. Työpaikan ”luottohenkilöille”, eli tunnollisille puurtajille, kasataan useampi projekti päällekkäin. Projektien keskinäistä tärkeyttä ei määritetä, vaan ”kaikki pitäisi hoitaa mahdollisimman pian”
  3. Projektia tehdään ”se mitä linjatyöltä ehditään”. Eli projektipallo jumittaa vuorotellen eri henkilöiden nurkkauksessa, kunnes kaikki muut työt on tehty ja sille ilmestyy aikaa.

Nämä syyt toistuvat projektin koosta ja tilaajasta riippumatta suhteellisen samanlaisina kerta toisensa jälkeen.

Alkuun pääsee vaikka Excelillä

Harmillisinta näihin projektiongelmiin nähden on se, että tarjolla olisi helppo ja halpa ratkaisu, heti: sisäisten työtuntien suunnittelu ja seuraaminen.

Se ei vaadi monimutkaisia ja kalliita ohjelmia. Tavallinen excel-taulukko riittää alkajaisiksi enemmän kuin hyvin. Istutaan alas ja mietitään, kuinka monta tuntia kokonaisuudessaan tämä projekti tulee omalta porukalta viemään. Sitten katsotaan, miten nuo tunnit voidaan jakaa tekijöiden välille. Lopuksi sovitaan milloin pitää olla valmista, ja tarvitseeko sitä ennen kokoontua tsekkaamaan yhteisesti, että missä mennään.

Jos nämä arviot sitten myöhemmin osoittautuvat pieleen menneiksi, se ei haittaa! Parempi että ne on tehty ja asiaa on edes yritetty järkeistää, kuin se että ei olisi tehty mitään. Arvioita voidaan korjata ja ne ovat arvokasta oppimateriaalia tuleviin projekteihin.

On myös työntekijöiden etu, että sisäistä työtä kellotetaan. Tällöin on helpompaa konkreettisesti osoittaa esimerkiksi se, että johonkin työpäivään tai -viikkoon ei enää mahdu lisäsuorituksia. Kun tietty tuntimäärä on varattu täyteen, se on siinä. Näin vältytään myös ylityökasautumiselta.

Jaa artikkeli:

Soita:

020 7348 790

tai jätä yhteydenottopyyntö:

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.