IT-projektijohtamisen ABC

IT-projektijohtamisen ABC, osa 3:
Mikä päätöksenteossa on niin vaikeaa?

Projekteissa on yksi tilanne, jonka edessä kokeneinkin projektipäällikkö on ovettoman seinän edessä: kun asiakasyrityksessä projekteihin liittyvä päätöksenteko sakkaa. Päätös järjestelmähankinnasta on tehty, mutta kun projektin aikana ohjausryhmä- ja johtoryhmätasolla vaaditaan hankintaan tai projektiin liittyviä päätöksiä, ei niitä synnykään. Mikä päätöksenteossa on niin vaikeaa?

Kollegani Thomas Holm kuvailee ison asiakasprojektin päätöksentekoon liittyviä haasteita:

”Itse olin pari vuotta sitten mukana valmistelemassa erään asiakkaan isoa teknologiahankintaa, joka käsitti myös pitkän sopimuksen integraattorin kanssa. Tarjousten analysointi ja pisteytys oli rutiinityötä, mutta asian saattaminen lopulliseen hankintapäätökseen asti oli kimurantimpi tehtävä. Asiakkaan päätöksenteko oli hankalaa jo ihan sen takia, että teknologiavalinta viitoitti merkittävän osan asiakkaan tulevasta arkkitehtuurista. Päätös ei ollut helppo myöskään siksi, että osalla tarjoajista oli jo kiinteä liiketoiminnallinen suhde ko. asiakkaan kanssa.”

Projektipäällikön tehtäviin kuuluu päätöksenteon valmistelu. Se tarkoittaa päätettävään asiaan liittyvien asioiden kartoittamista ja skenaarioiden luomista vaihtoehtoisten päätösten seurauksista. Kerromme siis etukäteen, mitä mahdolliset päätökset tarkoittavat. Silti joskus tuntuu, että vaikka päätöksenteko olisi miten hyvin valmisteltu, ovat ihmiset arkoja tekemään päätöksiä. Niin, ihmiset, sillä päättäjätason johtajatkin ovat inhimillisiä ihmisiä.

”Kun päätös vihdoin syntyi, vihelsi asiakkaan johto aikalisän ja kehotti vahvasti harkitsemaan vielä erästä toista tarjousta sekä vaati kunnon perustelut, mikäli tätä ei valittaisi”, Thomas jatkaa asiakasprojektin vaiheiden kuvailemista.

Johtuuko päättämättömyys suomalaisesta kulttuurista tai mentaliteetista? Virheiden tekijää moititaan kauan ja virhe todellakin muistetaan. Vai onko tämä pelkkä legenda, kaupunkitarina, joka ei käytännössä pidä paikkansa?

Kriittisten toimintojen IT-projektit

Vaativimmat IT-projektit tapahtuvat aloilla, joilla ei ole varaa virheisiin. Pankki-, vakuutus-, terveydenhuolto- ja eläkesektorilla virheitä ei sallita. Kyseessä on ihmisten tilit, rahat, eläkkeet, terveys ja turva. Toimintojen kriittisyys heijastuu paitsi itse projektityöhön, myös siinä vaadittavien päätösten tekemiseen.

Johtoryhmissä ja ohjausryhmissä istuvat henkilöt ovat oman alansa eksperttejä, jolloin omaan liiketoimintaan liittyvissä asioissa tarvittaessa kiperiäkin päätöksiä uskalletaan tehdä rohkeasti. Kokemuksieni mukaan tilanne muuttuu kuitenkin merkittävästi kun kyseessä onkin esimerkiksi ison tietojärjestelmähankkeen johtoryhmässä edustaminen. Yllättäen joudutaan epämukavuusalueelle, kun IT-hankkeen aikaiset päätökset pitääkin tehdä oman osaamisalueen ulkopuolelle liittyvistä asioista, mutta joilla kuitenkin on oman yksikön tai liiketoiminta-alueen tulevaisuuteen merkittäviä ja kauaskantoisia vaikutuksia.

Projekti harvoin on eteenpäin jyskyttävä juna, jonka raiteet ovat millilleen tiedossa ennen lähtövihellystä. Projektissa on aina muuttuvia tekijöitä. Kun näiden tiedossa olevien muuttuvien tekijöiden yksityiskohdatkin vielä muuttuvat projektin edetessä, päätöksenteko vaikeutuu entisestään.

Luottamus ja ammattitaito päätöksenteon ytimenä

Projekteissa ja hankkeissa on se ikävä puoli, että päätöksien tekemättä jättäminen tulee lähes poikkeuksetta potkaisemaan kaikkia sidosryhmiä nilkkaan. Pahimmassa tapauksessa seurauksena on koko projektin näyttävä mahalasku. Jotta tällaiseen tilanteeseen ei päädyttäisi, vaaditaan molemmilta osapuolilta rohkeutta ja ammattitaitoa.

Tänä päivänä vieläkin valitettavan usein silti joudutaan tilanteeseen, jossa projektiin nimetty projektipäällikkö joutuu loppupeleissä tekemään liiketoiminnan kannalta kriittisiäkin päätöksiä asiakkaan puolesta, kun asiakkaan rohkeus loppuu kesken. Projektipäälliköllä ei välttämättä ole vahvaa substanssiosaamista pankkimaailmasta, terveydenhuollosta tai vaikkapa eläkkeistä, toisin kuin asiakasyrityksen työntekijöillä. Silti projektipäällikkö tai hankejohtaja voi pattitilanteessa joutua tekemään merkittäviäkin päätöksiä asiakkaan puolesta, jolloin hän perustaa päätöksensä hankkeen aikana oppimaansa tietoon.

Asiakasyrityksen työntekijöillä voi olla kymmenien vuosien kokemus omasta erikoisalastaan, mutta silti projektipäällikkö joutuu tekemään asiakkaan liiketoimintaan kriittisesti vaikuttavia päätöksiä, jos asiakas ei siihen rohkene. Tarvitaan jämäköitä päätöksiä, että projekti ei tyssäisi, sillä tyhjäkäynti on projektien kalleinta aikaa.

Projektipäällikön on oltava oman alansa rautainen ammattilainen ja kyettävä esittämään selkeästi ja ammattitaidolla päätöksentekoon tarvittavat faktat ja eri skenaarioiden vaikutukset niin hyvin, että jokainen ohjaus- ja johtoryhmän jäsen ymmärtää, mistä puhutaan ja on saanut päätöksentekoaan varten tarvittavat tiedot oikea-aikaisesti ja yksiselitteisesti esitettynä. Toisaalta, asiakkaan on luotettava palkkaamaansa ammattilaiseen ja tehtävä rohkeasti kulloisenkin tilanteen vaatimat päätökset.

”Lopuksi saatiin kuitenkin valittua sekä paras että sopivin ja pätevin vaihtoehdoista. Tämä vaati määrätietoisuutta ja myös uskallusta sanoa asiakkaalle niin kuin asiat ovat. Yes-yes -projektipäällikkö olisi aiheuttanut pitkässä juoksussa asiakkaalle huonomman lopputuloksen. Projektipäällikkö ei välttämättä voita Vuoden suosituimman henkilön palkintoa, mutta asiakkaan etu pitkässä juoksussa on aina etusijalla näissä kinkereissä”, Thomas Holm kertoo projektin onnistuneesta päätöksestä.

Kun projektissa ohjausryhmän kokoonpano on tarkkaan mietitty ja jäseniksi on valittu oikeat henkilöt, roolit ja vastuut on selvillä ja projektia johtaa ammattilainen, on koossa sellainen ”täyskäsi”, että jokaisen pitäisi uskaltaa rohkeasti esittää oma näkemyksensä ja päätöksensä kun päätöksenteon hetki koittaa.

Ihan jokaisessa projektissa tehdään välillä virheitä, jotka päätöksentekohetkellä vaikuttaa oikeilta, kun huomioidaan sen hetken tietämys ja vallitseva asiain tila. Silti nämäkin projektit päätyvät onnistuneesti maaliin ilman henkilötappioita ja menetettyjä sieluja. Avainasemassa tällöin on osaaminen. Projektipäällikön ammattitaidosta on kiinni, miten nopeasti virhe huomataan ja kuinka tehokkaasti korjaavat toimenpiteet tehdään. Asiakkaan velvollisuus on tehdä päätöksiä ja luottaa päätöksenteossa omaan ammattitaitoonsa. Rautainen ammattilainen kääntää virheen voitoksi ja parhaassa tapauksessa päästään odotettua jopa parempaan lopputulokseen.

Oma neuvoni ohjausryhmän jäsenille on: Vaatikaa ammattilainen projektipäälliköksi ja uskaltakaa tehdä päätöksiä. Kun tulee virhe, auttakaa parhaan kykynne mukaan korjaavien päätöksien teossa ja ottakaa opiksi seuraavaa kertaa varten.

Viisi vinkkiä päätöksentekoon liittyen:

  1. Valitse ohjausryhmään oikeat edustajat ja varmista, että valituilla henkilöillä on ohjausryhmässä työskentelyyn tarvittava osaaminen
  2. Varmista, että ohjausryhmän jäsenillä on selkeät roolit ja vastuut tiedossa
  3. Kun projektissa tulee päätöksenteon hetki, valmistele vaihtoehdot hyvin ja esittele ne selkeästi
  4. Muista, että useimmissa tapauksissa kyse ei ole elämästä tai kuolemasta, eli jos tehty päätös osoittautuu myöhemmin virheelliseksi, korjausliikkeitä on sallittua tehdä
  5. Tekemättä jätetty päätös maksaa hyvin todennäköisesti enemmän kuin rohkeasti, hyvin esitettyjen vaihtoehtojen pohjalta tehty päätös

Jaa artikkeli:

Lataa IT-ostamisen ABC -opas!

Asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä kirjoitettu IT-ostamisen ABC pitää sisällään paljon käytännönläheisiä ohjeita IT-ostamiseen.

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.