IT-projektijohtamisen ABC

IT-projektijohtamisen ABC, osa 2:
Miksi projekteissa kannattaa käyttää asiantuntijoiden apua? Lue vinkit!

Asiakkaat ovat välillä arkoja ottamaan ulkopuolisia asiantuntijoita mukaan muutenkin hintaviin ICT-hankkeisiin. Karsastan turhaa arkuutta, sillä ammattilaisen mukaan ottaminen kannattaa aina.

Joskus arkuutta selittää kokonaisnäkemyksen puute: ammattilaisten tuomaa hyötyä ei osata muuttaa säästetyiksi euroiksi, vaan heidät nähdään puhtaana kulueränä. Toisaalta asiakas voi olla ensimmäistä kertaa ison ICT-hankkeen pyörteissä, eikä kokemattomuuttaan tiedä tai ymmärrä, mitä kaikkea isoon hankkeeseen kuuluu, ja millaisia ammattilaisia sen läpivientiin tarvitaan. Olen samaa mieltä kollegani Lauri Harjulan kanssa, joka uskoo pienten asioiden suureen voimaan.

”Ulkopuoliset asiantuntijat tuovat virtaa ja tuoreen näkökulman tekemiseen. Mitä kokeneempi asiantuntija, sitä enemmän hänellä on hihassaan neuvoja ja parhaita käytäntöjä. Pienet asiat ratkaisevat aina projekteissa, ja kokenut ulkopuolinen asiantuntija tuo usein projektiin pieniä uusia asioita, joilla voi olla onnistumisen kannalta iso merkitys”, Lauri Harjula toteaa.

Hankkeen koosta riippuen ICT-projekteissa on usein tarvetta eri osa-alueiden asiantuntijoille.

ICT-projektien asiantuntijat: järjestelmäarkkitehti ja kouluttaja

Jo ICT-hankkeen alkuvaiheessa täytyy katsoa myös tulevaisuuteen – miten järjestelmä ja ihmiset toimivat uudessa maailmassa, kun hanke on valmis. Organisaation toimintamallit saattavat olla hyvin juurtuneita, ja tarvitaan ratkaisuarkkitehdin oikealla syvyystasolla miettimiä prosessikuvauksia kaavioineen, jotta ymmärretään, miten hommat toimivat.

Asiakkailla on usein liian ruusuinen kuva uudesta maailmasta. Unohdetaan, että lähes poikkeuksetta esimerkiksi uusi ERP- tai muu järjestelmä ei tee ketään autuaaksi, vaan tarvitaan myös niitä ikäviä toimintatapojen ja prosessien päivityksiä, jotka usein IT-hankkeissa jäävät huonolle huomiolle. Järjestelmä tekee, mitä ihminen ohjelmoi ne tekemään, eikä se ole se projektien hankalin osuus – ihmisten pinttyneiden toimintamallien muuttaminen on.

Järjestelmää ei tarvitse sitouttaa muutokseen, mutta ihminen pitää, jotta loppukäyttäjät osaavat toimia uudessa maailmassa. Se onnistuu prosessimallinnuksen, laadukkaan kouluttamisen ja fasilitoinnin avulla.

ICT-projektien asiantuntijat: laadunvarmistaja ja projektipäällikkö

Testausvaiheessa on hyvä teettää kunnon testaussuunnittelu ja toteutus kokeneen testauspäällikön johdolla. Laadunvarmistusta ei pidä jättää loppukäyttäjän tehtäväksi, vaan hyvä käyttäjäkokemus varmistetaan testaamisen asiantuntijoiden avulla.

Jos uutta järjestelmää käyttävältä tai ylläpitävältä tiimiltä puuttuu osaamista tai tietoa, sitä kannattaa paikata ostamalla hetkellisesti ulkopuolinen asiantuntija taloon. Tuloksiin päästään nopeammin ja tehokkaammin, kun asiantuntija perehdyttää ja jakaa tietonsa asiakkaalle organisaation sisällä. Kollegallani on hyviä kokemuksia kouluttavan asiantuntijan käytöstä ICT-projekteissa.

”Erityisen teknologiaosaamisen tai menetelmien sisään tuominen tiimiin tai organisaatioon onnistuu helpoiten ostamalla asiantuntija jakamaan osaamistaan. Tämä on moneen kertaan todistettu esimerkiksi viranomaisraportointiin liittyvissä asiakasprojekteissa. Tapa on kustannustehokas ja nopeampi kuin koko organisaation kurssittaminen, sillä työssään tekemällä oppii parhaiten. Tärkeintä on, että kouluttava asiantuntija on hyvä viestimään ja opettamaan”, Lauri Harjula vinkkaa.

Toisessa Laurin projektissa ulkopuolista osaamista hyödynnettiin uuden teknologian kouluttamisessa.

”Olin uudistamassa toimintaohjausjärjestelmän käyttöliittymäkerrosta ja vanhentunut teknologia korvattiin HTML5:lla ja AngularJS:llä. Teknologian käyttöönottoon valjastamamme asiantuntija huolehti, että arkkitehtuuri tuki valintaa ja perehdytti kaksi tiimiä. Työ oli aluksi vaativaa ja hidasta, ja pyysimme asiantuntijaa perehdyttämään ensin parhaat front end -devaajaat. Kuukaudessa tieto ja osaaminen oli jalkautettu tiimien vetäjille, ja kaikki yhdessä saivat hienosti tiimit käyttämään uutta teknologiaa. Ilman asiantuntijaa temppu ei olisi onnistunut.”

Onnistumisen kannalta on tärkeää antaa myös tiimin haastatella asiantuntijaa ennen palkkaamista. Näin tiimi sitoutuu uuteen ihmiseen ja samalla varmistetaan asiantuntijan sopivuus tiimin dynamiikkaan.

”Eräässä asiakasprojektissani tiimi haastatteli kolmea asiantuntijaa, joista kaksi otettiin projektiin. Puolen miljoonan euron projekti tehtiin 2,5 kuukaudessa, kun asiantuntijat ja tiimi tekivät loistavaa työtä yhdessä”, Harjula kertoo.

Myös ulkopuolisen ammattiprojektipäällikön käyttäminen on ensiarvoisen tärkeää, jos omasta talosta ei löydy kokenutta ja ammattitaitoista projektijohtoa. Itse en uskoisi kokonaiskustannuksiltaan satojen tuhansien, jopa miljoonien eurojen projektin johtoa oman toimen ohella toimivalle projektijohdolle. Meillä ammatikseen projekteja johtavilla substanssiosaaminen on nimenomaan projektinhallinnassa.

Johtamissani ICT-hankkeissa ammattitaitoinen prosessien mallintaminen sekä oikeanlainen testauksen suunnittelu ja läpivienti ovat olleet avainasemassa. Jokainen projekti tai hanke, jossa on ollut mainitsemieni alojen ammattilaiset mukana, on saatettu ajallaan maaliin ja vieläpä siten, että asiakas on ollut lopputulokseen tyytyväinen.

Minkä alan ammattilaisia sinun projektisi kaipaa?

Ninna Linnainmaa
johtava konsultti
ninna.linnainmaa@project-it.fi

Jaa artikkeli:

On hyvä muistaa, että jos asiakas ei itse sitoudu yhteistyöhön hankkimiensa ammattilaisten kanssa, ei yksikään ulkopuolinen voi asiakkaan puolesta saattaa projektia onnistuneesti maaliin.

Lataa IT-ostamisen ABC -opas!

Asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä kirjoitettu IT-ostamisen ABC pitää sisällään paljon käytännönläheisiä ohjeita IT-ostamiseen.

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.