IT-projektijohtamisen ABC

IT-projektijohtamisen ABC, osa 1:
Yrityksillä on vielä paljon opittavaa ICT-hankkeiden ostajina

Asiakkaan kannalta on järkevää ja kustannustehokasta ottaa IT-ostamisen ammattilainen paikalle jo silloin, kun ICT-hankinta on vasta pilkkeenä silmäkulmassa.

Me Project-IT:ssä olemme projekti- ja hankehallinnan asiantuntijoita. Olemme ylpeitä siitä, kuinka saamme haastaviin mutkiin jumiutuneet hankkeet jälleen oikealle polulle, ja pelastamme ne edessä häämöttävältä tuholta. Henkseleiden paukuttelun tuoksinassa kuitenkin mietimme, miksi meidät kutsutaan hätiin vasta silloin, kun se on jo kädessä ja vähän lahkeillakin?

Konsultti tuo tolkun ostohuumaan

IT-järjestelmän tai sen uuden toiminnallisuuden ostajalla on kova tarve ostaa ja saada hankintansa mahdollisimman nopeasti käyttöön. Kokematon IT:n ostaja voi ostohuumassaan olla lähes täysin ohjelmistotoimittajan konkarimyyjän vietävissä.

Molemmilla on oman roolinsa mukainen kova tahtotila ja käsitys, mitä tulevaisuuden järjestelmä toimiakseen vaatii, mutta niitä ei välttämättä ole kirjoitettu ylös. Myyjä haluaa vilpittömästi auttaa tuskiensa kanssa painivaa asiakastaan ja samalla tulee käyttäneeksi ostajan huumaa hyödykseen ladatessaan tilauskoriin jokaisen hilavitkuttimen, jonka suinkin keksii kokonaisuuteen kuuluvan.

Tässä vaiheessa konsultin pitäisi olla jo tukevasti sisällä ostoprojektissa ja paikalla heiluttamassa IT-ostajan ostoslistaa eli liiketoiminnan vaatimuslistaa sekä teknistä vaatimusmäärittelyä, jotka hän on yhdessä asiakkaansa kanssa laatinut. Vaatimusmäärittelyn pohjaksi on tunnistettu ja kuvattu esimerkiksi varastonhallinta- tai pankkijärjestelmän kehittämiskohteet ennen kuin projektiin liittyvää järjestelmäkokonaisuutta aletaan ostaa. On myös määritelty nykytila ja tehty tarvittavat tulevaisuuden tahtotilan kuvaukset, laadittu alustava riskikartoitus ja liiketoimintalaskelma. Muutamia tärkeitä pohjatöitä mainitakseni.

Muutoksessa auttaminen on jälkijättöistä silloin, kun ostojuna on jo mennyt ja järjestelmä sekä sen toimittaja valittu.

Asiakkaan lompakon vartija

On kuin hölmöläisten säästämistä jättää ostamisen asiantuntijoiden osaaminen hyödyntämättä ostoprosessin alkuvaiheessa. Ostava asiakas oivaltaa aina jossain huonosti valmistellun projektin vaiheessa, että hetkinen, meitähän on viety kuin pässiä narussa, eikä toiveitamme tai tulevaisuuden haaveitamme ole otettu huomioon. Asiakas on huomaamattaan jättäytynyt pulassa olevan neidon rooliin näytelmässä, jossa myyjä on hätiin kirmaava prinssi Hurmaava.

Unelmieni projektissa konsultti on mukana sen alkutahdeista lähtien auttamassa ja tukemassa asiakasta tämän usein ainutkertaisen ja minkä tahansa yrityksen mittakaavassa harvinaisen ison IT-hankinnan aikana. Konsulttien leipä kun tulee siitä, että olemme olleet mukana kymmenissä vastaavissa hankkeissa. Vuosien aikana meille on karttunut kokemusta niin onnistuneista kuin mutkan kautta oiotuista hankkeista, joissa kaikki mahdollinen on mennyt pieleen.

Konsultin ohjaamana mietitään, miten kaiken tulee uudessa järjestelmäympäristössä toimia, mitkä ovat kunkin roolit ja vastuut projektin aikana ja mitä kaikkea siihen kuuluu. Aina kun ratkaisuja tehdään jälkijättöisesti, se maksaa ekstraa. Asiakkaat eivät tule ajatelleeksi, että myös tyhjäkäynti maksaa. Ei pelkästään konsulttien ja toimittajien, vaan myös omien ihmisten, jotka raahataan huonosti valmisteltuihin palavereihin pohtimaan kriisiprojektin seuraavaa askelta. Tyhjäkäynnistä aiheutuvien kustannusten takia ostaja menettää jäätävän paljon rahaa.

Kun tarpeeksi moni asiakas oppii tämän kantapään kautta, opitaan paremmiksi ostajiksi. Olenkin jo ilokseni havainnut merkkejä ostokulttuurin muutoksesta. Esimerkiksi asiakkaamme Samlink ottaa Project-IT:n projektipäällikön mukaan asiakkaidensa järjestelmähankkeisiin heti hankkeen ensiaskelien tueksi.

Innostuminen on inhimillistä

Mistä kiire ja sählääminen projekteissa sitten johtuu? Kokemukseni mukaan avainasemassa on ylin johto, joka luonnollisesti haluaa, että muutokset viedään läpi mahdollisimman nopeasti. Kuuliaiset alaiset kiirehtivät asioita johtoa palvellakseen. Kun perusasioita ei tehdä kunnolla ja ajan kanssa harkiten, saadaan projekti sen alkuvaiheessa näennäisesti etenemään. Railakkaan alkuvauhdin jälkeen usein huomataan tarpeita, joita järjestelmä ei pystykään tarjoamaan kuin massiivisten räätälöintikustannusten siivittämänä. Johto kiehahtaa ja budjetti paukkuu.

Hyvin tehty esiselvitys- ja vaatimusmäärittelytyö ennen kilpailutusta voi tuntua turhauttavalta, mutta kärsivällisyys projektin tässä vaiheessa tuottaa aina hedelmää, kun projekti pääsee kunnolla käyntiin. Konsultin mukaantulo ennen järjestelmätoimittajan valintaa tuo toki kustannuksia projektin alkupäähän, mutta olen valmis laittamaan pääni pantiksi, että on projektin aitojen kokonaiskustannusten kannalta edullisempaa, kun IT-hankinta tehdään ammattilaisen avustamana.

Konsulttien työllisyystilanteelle on toki aina hyväksi, jos projektit sakkaavat, venyvät ja paisuvat. Olen silti mieluummin mukana hankkeissa jo niiden alkupäässä varmistamassa, että kaikilla osapuolilla on yhteinen ja yhteisellä tavalla ymmärretty päämäärä, johon projektia päämäärätietoisesti johdetaan.

Oletko sinä suunnittelemassa IT-hankintaa ja haluat kuulla tarkemmin palveluistamme? Ota yhteyttä!

Ninna Linnainmaa
johtava konsultti
ninna.linnainmaa@project-it.fi

Jaa artikkeli:

Ostava asiakas oivaltaa aina jossain huonosti valmistellun projektin vaiheessa, että hetkinen, meitähän on viety kuin pässiä narussa.

Lataa IT-ostamisen ABC -opas!

Asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä kirjoitettu IT-ostamisen ABC pitää sisällään paljon käytännönläheisiä ohjeita IT-ostamiseen.

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.