IT-ostamisen ABC

IT-ostamisen ABC, osa 7:
Milloin projekti on valmis?

Projektin valmistuminen tuntuu olevan ongelmallista niin isoissa (Länsimetro) kun pienemmissäkin (remontin lattialistat) projekteissa. Tärkeintä on jo projektia suunniteltaessa sopia yhdessä valmiin määritelmä ja edistää projektia sitä kohti. Valmiin määritelmässä kuvataan, millaisen tavoitetilan projektin päätteeksi pitää vallita.

IT-projektissa tavoitetilaan voidaan yksilöidä esimerkiksi seuraavia asioita:

  1. Järjestelmän X kehitystyö on tehty määrittelyn mukaisena.
  2. Järjestelmän uusi versio on käytössä testit läpäisseenä ja tuotantoversion muutokset todennettuina.
  3. Määrittelydokumentaatio on hyväksytty ja tallennettu asianmukaisesti.
  4. Testitapaukset ja niiden suorittaminen hyväksytysti on tallennettu, mieluiten erilliseen testijärjestelmään.
  5. Järjestelmän käyttäjät on koulutettu.
  6. Kaikille sidosryhmille on tiedotettu muutoksen voimaantulosta.
  7. Projektin loppuraportti on valmisteltu ja hyväksytty asianmukaisesti vähintään projektin ohjausryhmässä, mahdollisesti myös yrityksen johtoryhmässä.

Dokumentaatio kuntoon

Joskus projekteista syntyy jälkipuheita: onko testattu oikein, kuka ja milloin on päättänyt toteutuksesta, osataanko järjestelmää käyttää… Jos projektipäällikkö haluaa välttää ennenaikaista harmaantumista, hän huolehtii dokumentaation kuntoon jo projektin aikana. Näin projektipäällikkö voi kysymysten ilmaantuessa tempaista esiin oikean dokumentin ja osoittaa, miksi on toimittu niin kuin on toimittu.

Vaadittu dokumentaatio riippuu tietysti projektista ja organisaatiosta. IT-kehitysprojekteissa mielestäni minimisetti on yksiselitteinen ja kattava määrittely, toteutuksen dokumentointi, käyttöohjeet, testauksen dokumentointi testausjärjestelmään, käyttöönottosuunnitelma, koulutussuunnitelma ja -materiaali, tiedotussuunnitelma ja -materiaali sekä projektin loppuraportti. Ja jokaisesta palaverista on hyvä tehdä muistiinpanot; joko virallinen pöytäkirja tai ainakin lista siitä, mitä kunkin osallistujan sovittiin tekevän palaverin jälkeen.

Projektin päättämisen kompastuskivet

Viimeistään projektin päättämisvaiheessa on varmistettava, että arki uuden IT-tuotteen tai -ympäristön kanssa alkaa kitkattomasti. Jokaisen sidosryhmän täytyy olla tietoinen muutosten vaikutuksista tuotantoympäristöön ja käyttäjät koulutettuina uuteen arkeen. Jos projektissa on ulkopuolinen toimittaja, tulee projektin aikana sopia niin sanotusta early live supportista eli käyttöönoton jälkeisestä ajanjaksosta, jolloin toimittajalla on mahdollisuus reagoida nopeasti uudistusten lastentauteihin.

Projektin päättymisen ei pitäisi jäädä kenellekään osalliselle – eikä sidosryhmille – epäselväksi. Projekti kannattaakin päättää niin isosti kuin mahdollista. Vähimmäisvaatimus on, että dokumentaatio on kunnossa ja vähintään ohjausryhmälle on järjestetty kunnollinen loppuraportointitilaisuus. Näiden lisäksi kannattaa miettiä, miten projektin lopputulos voitaisiin konkretisoida päättäjille. Muutosten demot toimivat tässä tyypillisesti hyvin.

Kaipaatko vielä vinkkejä projektin päättämiseen? Ota yhteyttä.

Sampsa Laamanen
sampsa.laamanen@project-it.fi

Jaa artikkeli:

Lataa IT-ostamisen ABC -opas!

Asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä kirjoitettu IT-ostamisen ABC pitää sisällään paljon käytännönläheisiä ohjeita IT-ostamiseen.

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.