IT-ostamisen ABC

IT-ostamisen ABC, osa 6:
Näillä opeilla projektisi pysyy oikeassa kurssissa

IT-ostamisen ABC:n kuudennessa osassa meillä on jo valmiina IT-ratkaisun vaatimusmäärittely, tiedossa hankkeen toimittaja ja hinta (tai ainakin hinta-arvio) ja sopimusneuvottelutkin on käyty. Yksi tärkeä sopimusneuvottelujen osa on kuitenkin projektineuvottelut, joista haluan kertoa tarkemmin.

Projektineuvotteluissa sovitaan tehtävät, vastuut ja aikataulu. Neuvottelut eivät yleensä ole kovaa vääntöä, vaan nimensä mukaisesti kahden projektipäällikön rakentavaa keskustelua, jonka päätteeksi syntyy yhteinen ehdotus käytännön toimista. Tämä ehdotus lähetetään kummankin osapuolen johdon hyväksyttäväksi.

Vastuualueiden ja tehtävien jakaminen

Vastuualueiden ja tehtävien jakaminen hoituu luonnikkaasti, kun apuna käytetään hyväksi havaittua vastuunjakomatriisia. Esimerkiksi RACI-matriisi on erinomainen työkalu. Sen avulla on helppo määritellä kunkin toimijan rooli projektin eri osa-alueilla. Matriisin nimen mukaisesti henkilön rooli voi olla:

  • Responsible eli vastuussa tekemisestä
  • Accountable eli vastuussa siitä, että asia tulee tehdyksi
  • Consulted eli osapuolen kanssa neuvotellaan toimenpiteistä
  • Informed eli osapuolelle tiedotetaan toimenpiteistä.

Tärkeintä ei tokikaan ole matriisin muoto vaan se, että selkeästi sovitaan kolme asiaa: mitä tehdään, kuka tekee ja milloin pitää olla valmista.

Vastaus kysymykseen ”mitä tehdään” vaatii yhteisymmärryksen siitä, mistä tunnistetaan työn tulleen tehdyksi. Onko testaus valmis silloin, kun järjestelmä on hyväksytysti läpäissyt testit vai silloin, kun tästä asiasta on mustaa valkoisella testiraportin muodossa? Itse olen jälkimmäisen vaihtoehdon kannalla.

Kuka tekee” pitää ottaa sanatarkasti; siinä viitataan henkilöön, ei organisaatioon. Yritykset eivät tee mitään, ihmiset tekevät. Tämän takia omissa projekteissani vastuullisena osapuolena on aina ihminen, ei koskaan tämän työnantaja.

Ilmaisulle ”milloin pitää olla valmista” on englannin kielessä osuva ilmaus: deadline. Vaikka projekteissani ei keneltäkään ole henki lähtenyt aikataulun paukkuessa, päivämäärillä on motivoiva vaikutus tehtävien suorittamiseen. Itse suosin tarkkoja päivämääriä eli kirjaan määräpäiväksi mieluummin ”28.12.” kuin ”viikon 52 puolivälissä”.

Projektin sisäinen ja ulkoinen raportointi

Tilannekatsaukset ja virallisemmat raportit ovat usein ainoita tietolähteitä projektin osapuolille sen etenemisestä. Projektista täytyy raportoida kaikille osallisille ja yleensä paljon useammin kuin projektipäälliköstä tuntuu tarpeelliselta. Projektipäälliköllä on kaikki tieto projektista ja sen vaiheista, mutta hänen täytyy ymmärtää myös jakaa tietonsa muille. Virallisesti raportoidaan tyypillisesti projektin ohjausryhmälle, joka on projektin osapuolten liiketoimintavastuullisista päättäjistä koottu ryhmä.

Projektin ulkopuolelle suunnatusta raportoinnista vastaa kohdeyleisöstä riippuen joko projektipäällikkö tai ohjausryhmän puheenjohtaja. On tärkeää, että projektipäälliköllä ja ohjausryhmän puheenjohtajalla on keskusteluyhteys ja mahdollisuus säännölliseen ajatustenvaihtoon. Tällöin muun muassa ulkoinen raportointi on joustavasti sovittavissa ja järjestettävissä.

Prinsiipit oto-projektipäällikölle

Jokaisen projektin vetovastuussa ei suinkaan ole kokenut ammattilainen, vaan oman toimen ohella toimiva, yleensä yrityksessä tehokkaaksi tunnistettu henkilö. Oto-projektipäälliköille antaisin kolme prinsiippiä, joiden avulla projekti pysyy oikeassa kurssissa:

  • Kommunikointi, kommunikointi, kommunikointi. Päivitä tilanne säännöllisesti projektitiimille, ohjausryhmälle ja muille sidosryhmille.
  • Selkeä vastuunjako sekä valmiin määritelmä selväksi alusta saakka.
  • Aikataulu-, kustannus- ja sisältöseuranta säännöllisesti esimerkiksi viikoittaisissa projektipalavereissa.

On projektipäällikkö sitten kokenut konkari tai ensimmäistä kertaa ohjaksissa, on hänellä oltava projektin kaikki langat käsissään. Projektipäälliköltä täytyy löytyä kysymyksiin joko suora vastaus tai tieto, mistä ja miten asiaa lähdetään selvittämään. Tässä kohtaa kyky luovaan ajatteluun ei ole pahitteeksi.

Kaipaatko tarkempia neuvoja projektinhallintaan liittyen? Ota yhteyttä!

Sampsa Laamanen
sampsa.laamanen@project-it.fi

Jaa artikkeli:

Lataa IT-ostamisen ABC -opas!

Asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä kirjoitettu IT-ostamisen ABC pitää sisällään paljon käytännönläheisiä ohjeita IT-ostamiseen.

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.