IT-ostamisen ABC

IT-ostamisen ABC, osa 5:
Sopimukset ovat IT-hankintasi peruskivi

Joskus projektityötä on tehty jo pitkään, mutta projektista ei tunnu tulevan valmista. Asiakas ei halua hyväksyä toimitusta eikä maksaa laskua. Kumpikaan osapuoli ei tiedä, mitä on tarkoitus toimittaa, mihin mennessä ja millä hinnalla. Mitä apuun kutsuttu konsultti pyytää nähdä ensimmäiseksi? Sopimusta.

Sopimukset palvelemaan liiketoimintaa

Sopimuksilla on monta roolia IT-hankinnan elinkaaren aikana. Parhaassa tapauksessa sopimuksen liitteiden avulla määritetään IT-ratkaisun toimitusprojektin ja sen ylläpidon kannalta olennaiset asiat, kuten aikataulut ja osapuolten vastuut. Onnistunut sopimusdokumentaatio ei ole vain nippu paperia, vaan sitä voidaan käyttää arjessa ohjaamassa työntekoa. Viime kädessä sopimusteksti on tietysti käypäinen työkalu lakituvassa, jos asioista ei muuten päästä yhteisymmärrykseen.

Jokainen IT-hankinta tehdään liiketoiminnan tarpeisiin ja myös hankintaan liittyvien sopimusten pitää palvella liiketoimintaa. Siksi sopimuksen sisällön täytyy pääosin perustua liiketoiminnan vaatimuksiin. Lakiosaston tehtävä on muotoilla nämä vaatimukset tekstiksi sellaiseen muotoon, että se täyttää lain vaatimukset. Ihannemaailmassa sopimuskokonaisuutta ylläpitävällä juristilla on draivia ja aikaa vaatia tekstisisältöä liiketoiminnalta.

Sopimukset kuntoon heti

Neuvottelut ja sopimusten hyväksyntäprosessit vievät aikaa sekä toimittajan että asiakkaan organisaatioissa. Sopimusneuvotteluille kannattaakin varata aikaa vähintään muutamia viikkoja. Ainakin nämä sopimukset pitäisi valmistella jokaista IT-projektia varten:

Palvelusopimus: mistä ostaja maksaa toimittajalle sopimuksen voimassaoloaikana; liitteeksi palvelukuvaus.

Toimitussopimus: mitä on sovittu palvelun ottamisesta käyttöön asiakkaan kanssa eli mitä tapahtuu sopimuksen allekirjoitushetken ja palvelun käyttöönoton välillä; liitteiksi projektisuunnitelma ja vastuunjakotaulukko.

Palvelutasosopimus (engl. service level agreement, SLA): mikä on palvelun taso eli milloin palvelu on asiakkaan käytettävissä ja miten pitkiä käyttökatkot voivat olla, miten häiriötilanteista tiedotetaan ja miten nopeasti ongelmiin reagoidaan, mitkä ovat asiakkaan ja toimittajan vastuut jne.

Lopuksi kannattaa vielä varmistaa, että näistäkin asioista on sovittu:

  • Laskutus- ja maksuehdot ja maksuaikataulu
  • Tietoturva
  • Jatkuvuussuunnittelu erikoistilanteissa, kuten tulipalon sattuessa.

Näillä eväillä pääsee sopimusasioissa alkuun. Ota yhteyttä, jos kaipaat tarkempia neuvoja sopimusasioissa.

Sampsa Laamanen
sampsa.laamanen@project-it.fi

Jaa artikkeli:

Lataa IT-ostamisen ABC -opas!

Asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä kirjoitettu IT-ostamisen ABC pitää sisällään paljon käytännönläheisiä ohjeita IT-ostamiseen.

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.