Uutiset

IT-projektin sudenkuopat, joihin ei kannata astua

Suomessa on nopeasti kasvava ammattiryhmä: oto-projektipäälliköt eli liiketoiminnan asiantuntijat, joiden vastuulle sälytetään projektipäällikön työ oman toimen ohella ja mahdollisesti vastoin tahtoaan. Toimenkuvani ansiosta minulle tarjoutuu silloin tällöin mahdollisuus toimia kuuntelijana ja tukena jollekin tämän ryhmän edustajalle.

Aina kannattaa kokeilla – jos budjetissa on siihen varaa

Talon oma asiantuntija voi toki olla mainio projektipäällikkö, jolloin ulkopuolista asiantuntemusta ei tarvita. On myös toisenlaisia tarinoita, joista kerron yhden omakohtaisen esimerkin. Eräällä IT-sovelluksia toimittavalla asiakkaallamme oli pyritty johtamaan lukuisia pienehköjä projekteja ns. ”kevyellä mallilla”. Oli sovittu, että liiketoiminnan keskijohdossa työskennellyt henkilö toimisi oto-projektipäällikkönä, eli lähinnä yhteyshenkilönä ja työn koordinaattorina.

Projekteista ei tullut valmista. Kukaan ei tiennyt, mitä tilaajan kanssa oli sovittu tehtäväksi. Toimenpiteitä ei dokumentoitu eikä ratkaisuja testattu. Tämä johti siihen, että tilaaja ei hyväksynyt toimitusta, eikä siitä päästy laskuttamaan. Sen sijaan tilaaja tuotti uusia kehitysideoita projektin aikana. Projektit rönsyilivät ja työtä tehtiin paljon yli alkuperäisten arvioiden. Koska projekteja ei ollut perustettu järjestelmiin asianmukaisesti, asiantuntijat eivät voineet raportoida tuntejaan oikein. Tämä tietysti vääristi asiakkaamme sisäistä raportointia.

Ammattilaisen avulla laskuttamaan

Aloitin projektien pelastusurakan listaamalla projektien sisältö- ja aikataulutavoitteet. Tietoa kaivoin sähköpostiketjuista, kuulopuheista ja hajanaisista dokumenteista. Etsin käsiini projekteihin töitä tehneet asiantuntijat ja haastattelin heidät. Näin sain selville, mitä projekteissa on tehty ja miten työn lopputulokset on dokumentoitu. Vertasin lopputuloksia tavoitteisiin ja sovin asiantuntijoiden kanssa, miten työtä jatketaan tavoitteiden täyttämiseksi.

Valvoin työn aikataulua, tein tarvittaessa muutospyyntöjä tilaajalle ja lopulta sain lopputulokset toimitettua. Ja mikä parasta, pääsin viimein laskuttamaan. Muutamassa kuukaudessa tuloutin asiakkaalle yli 200 000 euroa ja toinen mokoma oli suunnitteilla, kun projekteilla oli nyt aikataulut.

Oto-projektijohtajan käyttämisen riskit

Jos projektia johdetaan ”otona”, jää moni asia helposti hoitamatta. Oto-projektijohdolla on harvoin koulutusta alalle tai kokemusta projektityöstä. Vielä harvemmin oto-johtajalla on laaja-alaista kokemusta useista yrityksistä tai jopa useilta toimialoilta, josta ammentaa parhaita käytäntöjä nykyiseen projektiin. Vaikeita asioita voivat olla esimerkiksi tavoitteiden kirkastaminen, projektijäsenten työn ohjaaminen oikeaan suuntaan, tuttujen kollegoiden hoputtaminen näiden vastuualueilla tai ongelmien tunnistaminen ja ratkaiseminen ennen niiden eskaloitumista. Lopputuloksena yksi tai useampi projektin kolmesta jalasta voi pettää, jolloin:

  1. kustannukset kasvavat,
  2. valmistuminen viivästyy tai
  3. projektin sisältö muuttuu.

Projektijohtamisen ammattilainen hallitsee projektin aloittamisen ja työn pitkän aikavälin suunnittelun, mikä voi nopeuttaa lopputuotteen markkinoille pääsyä merkittävästi.

Kestääkö sinun yrityksesi kassavirta oto-projektipäällikkyyden?

Kysy lisää sampsa.laamanen@project-it.fi

Jaa artikkeli:

Lataa IT-ostamisen ABC -opas!

Asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä kirjoitettu IT-ostamisen ABC pitää sisällään paljon käytännönläheisiä ohjeita IT-ostamiseen.

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.