Uutiset

Hallittua ketteryyttä – uusi normi

Yrityksillä ei ole enää varaa pitkittyneisiin läpimenoaikoihin ja tehottomiin projekteihin. Hallittu ketteryys tekee projekteista sujuvia ja liiketoimintaa palvelevia.

Liian usein IT-projektit valmistuvat hitaasti ja tehottomasti. Varsinkin perinteisesti ohjatuissa projekteissa ohjausryhmät ovat raskaita ja niissä jauhetaan kokouksesta toiseen samoja liturgioita. Toki projekteja valmistuu ja toimittajia onnitellaan teknisesti onnistuneista ratkaisuista. Hauskan karonkan jälkeen jää kuitenkin epäselväksi se, saavutettiinko tavoiteltuja hyötyjä, vai kuluiko budjetti vain toimittajan raskaaseen projektinhallintaan.

Ketterissä projekteissa taas voi tapahtua liikaakin. Itsenäisen ja liiankin ketterän tiimin ansiosta lopputulokset voivat olla yllätyksiä projektijohdollekin. Liiketoiminnallisia tavoitteita ei näillä tavoilla saavuteta välttämättä lainkaan.

Liiketoimintaa aidosti tukevia ratkaisuja on kuitenkin mahdollista saavuttaa ketterästi ja hallitusti.

Mistä onnistunut projekti syntyy?

Tärkeintä on, että projekti toteuttaa selkeää visiota, ja sen tuottamat hyödyt liiketoiminnalle on tunnistettu. Ilman mitattavia hyötyjä on riski, että projekti tuottaa vain uuden tietojärjestelmän, mutta ei kilpailuetua.

Koko organisaatio täytyy mobilisoida edistämään liiketoiminnan muutosta. IT-projektit vaikuttavat usein myös yrityksen käytäntöihin ja tällöin pelkällä tietojärjestelmien muutoksella ei saavuteta tavoiteltuja hyötyjä. Projektin aikana täytyy levittää sanomaa siitä, millaista elämä projektin jälkeisessä paremmassa tulevaisuudessa on. On myös jaettava selkeät vastuut organisaation kehittämisestä samaan tahtiin projektin etenemisen kanssa. Kun tavoite on kristallinkirkas, on onnistumisen edellytykset olemassa. Tämän jälkeen tarvitaan toki vielä riittävää osaamista ja kokemusta kaikilta projektiin osallistuvilta; asiantuntijoilta, tuotepäälliköiltä, ohjausryhmältä ja projektin johdolta.

Ketterästi, mutta ei holtittomasti

Projekti voi toki venyä tai karata käsistä, vaikka tavoite on selvä ja osaaminen huippua. Onnistumiset eivät tule itsestään, vaan ne tehdään tietoisesti. Toistuvaan onnistumiseen tarvitaan yhteinen näkemys siitä, miten organisaation projekteissa toimitaan. Kaikkien täytyy tietää omat vastuunsa ja yhteiset työskentelytavat.

Ketterän mutta hallitun projektin toteuttamiseen tarvitaan organisaation yhteinen projektinhallintamalli. Malli ei saa olla satojen sivujen mittainen projektikäsikirja, vaan sen on tuotava kirkkaasti esiin projektinhallinnan tärkeimmät periaatteet: yksiselitteiset vastuut ja prosessien päätöspisteet.

Projektikohtaisesti on pystyttävä sopimaan se, miten paljon projektitiimi voi iteroida ratkaisuvaihtoehtoja ja mistä asioista ei voida joustaa. Mallin on mahdollistettava alihankkijoiden tiukka seuranta, mutta sallittava heille tuttujen työskentelymenetelmien käyttö. Ennen kaikkea mallin on tuettava hallittuja muutoksia niin, että ohjausryhmän ei tarvitse käsitellä kaikkia teknisiä yksityiskohtia, mutta liiketoiminnalliset tavoitteet eivät silti karkaa käsistä.

Kun projektinhallintamalli täyttää nämä vaatimukset, niin se täytyy vielä jalkauttaa. Koko organisaatiota ei tosin tarvitse heti viedä koulun penkille. Pilottiprojektin kautta yritys saa viimeisteltyä ohjeistuksen ja perehdytettyä samalla organisaatioon viestinviejiä, jotka voivat omalta osaltaan jalkauttaa uutta käytäntöä. Sen lisäksi, että projektimalli julkaistaan intranettiin, voi se olla syytä jakaa myös alihankkijoille ja kumppaneille ekstranetin kautta. Malli saadaan tämän jälkeen tehokkaimmin käyttöön ottamalla käynnistyviin projekteihin mukaan malliin perehtynyt henkilö.

Miltä projektityön pitäisi näyttää?

Kun käytössä on nykyaikainen projektinhallintamalli, sisäinen byrokratia vähenee. Ei enää kymmeniä raportteja, lomakepohjia tai satasivuisia projektikäsikirjoja viemässä ihmisten aikaa ja aiheuttamassa sekaannuksia.

Hallitun ketterässä projektissa työskentely on tehokasta ja tuloksia syntyy nopeasti. Tärkeimmät liiketoimintahyödyt realisoituvat nopeasti, koska hallittuja käyttöönottoja voidaan tehdä heti tuotosten valmistuttua.

Projektin eteneminen, muutoshallinta ja mahdolliset ongelmat ovat läpinäkyviä johdolle asti. Tämän ansiosta poikkeamat liiketoiminnan asettamiin tavoitteisiin tulevat esille välittömästi ja niihin pystytään reagoimaan nopeasti.

Vaadi ketteryyttä, mutta älä luovu hallinnasta. Onko nyt sinun organisaatiosi aika uudistua?

Kysy lisää hallitun ketterästä projektinhallintamallista simo.lankinen@project-it.fi.

Jaa artikkeli:

Lataa IT-ostamisen ABC -opas!

Asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä kirjoitettu IT-ostamisen ABC pitää sisällään paljon käytännönläheisiä ohjeita IT-ostamiseen.

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.